W obliczu dynamicznie zmieniającego się świata technologii i biznesu, polskie przedsiębiorstwa stoją przed kolejnym ważnym etapem transformacji cyfrowej. Ministerstwo Finansów podjęło decyzję o przesunięciu terminu wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na rok 2026.
Choć wdrożenie KSeF planowane było na lipiec 2024 roku, wejście w życie systemu MF po raz kolejny zostało przesunięte w czasie. Powodem decyzji podjętej przez ustawodawcę są wyniki przeprowadzonego audytu, które wskazały na konieczność prowadzenia dalszych prac nad systemem. W innym przypadku zapewnienie jego pełnej efektywności, a tym samym gotowości do obsługi wszystkich przedsiębiorców nie będzie możliwe.
Dlaczego KSeF jest tak ważny?
KSeF to system, który ma na celu ułatwienie i usprawnienie procesu fakturowania w Polsce. Umożliwia on wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych, co stanowi krok naprzód w porównaniu do tradycyjnych faktur papierowych i elektronicznych. Wprowadzenie KSeF ma przyczynić się do zwiększenia transparentności transakcji gospodarczych oraz ułatwić kontrolę podatkową.
Wyniki audytu KSeF
Audyt Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), przeprowadzony przez Ministerstwo Finansów, wykazał krytyczne błędy w realizacji projektu. Zidentyfikowane problemy dotyczyły przede wszystkim architektury IT, która wpływała na wydajność i bezpieczeństwo systemu. W odpowiedzi na uzyskane wyniki, Marcin Łoboda, Szef KAS ogłosił, że konieczne jest stworzenie zupełnie nowej architektury systemu, co oznacza, iż prace nad KSeF rozpoczną się niemalże od początku.
Na podstawie wyników audytu podjęliśmy decyzję o budowie architektury systemowej od początku. Wykonawca powoła zespół specjalistów od architektury IT. Dzięki pracom, które przeprowadzimy system będzie niezawodny, bezpieczny i bardziej funkcjonalny. – powiedział Marcin Łoboda Szef KAS.
Co zmienia przesunięcie terminu?
Przesunięcie terminu wdrożenia KSeF daje przedsiębiorcom więcej czasu na przygotowanie się do nowych regulacji. Ministerstwo Finansów zapowiedziało wprowadzenie systemu w dwóch etapach:
- Od 1 lutego 2026 roku dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w roku 2025 przekroczyła 200 mln zł.
- Od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców.
Te daty mają zapewnić wystarczająco dużo czasu na przeprowadzenie niezbędnych prac nad systemem.
System KSeF ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Jeszcze w grudniu 2023 roku moi poprzednicy zapewniali mnie, że system jest gotowy do wdrożenia 1 lipca 2024 r. Jednak decyzja o przeprowadzeniu audytu okazała się słuszna. Raport z badania zawiera kilkaset szczegółowych informacji o błędach, uwag i zaleceń do architektury, kodów źródłowych oraz bazy danych. Jako Ministerstwo Finansów jesteśmy odpowiedzialni za bezpieczne funkcjonowanie obrotu gospodarczego, dlatego na podstawie otrzymanych wyników podjęliśmy decyzję o istotnym przesunięciu terminu obowiązkowego KSeF. Jedną z rekomendacji pokontrolnych było fazowanie projektu, czyli jego stopniowe wdrażanie. Będzie on obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 200 mln zł KSeF , a dla pozostałych przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 r. – powiedział Andrzej Domański, Minister finansów.
Konsultacje i zmiany legislacyjne
Po audycie Ministerstwo Finansów zorganizowało cykl spotkań konsultacyjnych z udziałem około 10 tysięcy uczestników. Informacje uzyskane podczas tych spotkań posłużą jako podstawa do prac nad zmianami legislacyjnymi, które będą miały na celu usprawnienie wdrożenia KSeF. Te działania mają zapewnić, że system będzie odpowiadał na potrzeby wszystkich przedsiębiorców i będzie funkcjonował bez zarzutu.
Skutki finansowe opóźnienia
Minister finansów Andrzej Domański przyznał, że opóźnienie wdrożenia KSeF wiąże się ze stratami szacowanymi na około 30 mln zł. Są to koszty związane z tym, że system nie został uruchomiony zgodnie z planem. Mimo to, wpływy z VAT rosną i nie są zagrożone, co świadczy o elastyczności polskiego systemu podatkowego.
Przyszłość KSeF
Decyzja o przesunięciu terminu wdrożenia KSeF jest ważnym krokiem w kierunku zapewnienia, że system będzie spełniał wszystkie wymagania jakościowe i wydajnościowe. Ministerstwo Finansów podkreśla, że KSeF ma kluczowe znaczenie dla polskiej gospodarki i jest zobowiązane do dostarczenia niezawodnego i funkcjonalnego narzędzia dla przedsiębiorców.
Czy to oznacza, że przedsiębiorcy zainteresowani wystawianiem e-faktur już dziś będą zmuszeni wstrzymać się do 2026 roku? Nie, pod warunkiem, że zaopatrzą się oni w sprawdzony program finansowo-księgowy. Takim narzędziem jest aplikacja Hogart KSeF.
Hogart KSeF
Hogart KSeF to sprawdzone narzędzie do obsługi systemu MF, które współpracuje z wieloma programami ERP – takimi jak SAP, INFOR SunSystems, Oracle, Microsoft Dynamics czy Comarch Optima.
Dzięki Hogart KSeF możliwe jest m.in.:
- Łączenie danych z różnych źródeł w różnych formatach.
- Kodowanie i mapowanie danych, co eliminuje problemy związane z różnymi formatami danych w systemach ERP i KSeF.
- Kontrolowanie procesu wymiany danych między systemami ERP, a KSeF.
- Weryfikowanie i edycję danych, w tym diagnozowanie ewentualnych błędów, jak również edycję danych przed wysłaniem do KSeF.
- Archiwizowanie procesu pobierania, przygotowywania, edycji i wysyłki danych
- Podpisywanie, wysyłkę danych wraz z pobraniem i zarchiwizowaniem potwierdzenia odbioru przez portal KSeF.
Poznaj program Hogart KSeF: https://hba.hogart.com.pl/hogart-ksef/ oraz wersję lite, stworzoną z myślą o potrzebach małych firm czyli Hogart KSeFcio: https://hba.hogart.com.pl/hogart-ksef-lite/.