Zgodnie z treścią komunikatu opublikowanego na stronie Ministerstwa Finansów, już 1 lipca 2024 r. – a zatem za niespełna rok – e-faktury wystawiane przy wykorzystaniu platformy KSeF będą jedyną dopuszczalną formą faktur w obiegu gospodarczym. Na etapie sejmowym wskazano jednak błędy popełnione w trakcie tworzenia ustawy, które godzą w konstytucyjne zasady dobrego prawodawstwa. Z uwagi na nadmienione błędy legislacyjne senatorzy podjęli decyzję o odrzuceniu ustawy. Czy to oznacza kolejne przełożenie daty wejścia w życie systemu KSeF?
System KSeF – informacje podstawowe
KSeF – czyli Krajowy System e-Faktur – stanowi rodzaj systemu teleinformatycznego pozwalającego na wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych, w tym do:
- Nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z opisywanej platformy, jak również do informowania o nadmienionych uprawnieniach i ich sprawdzania,
- Wystawiania, otrzymywania oraz przechowywania przez okres 10 lat faktur ustrukturyzowanych tj. e-faktur,
- Oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym fakturę w KSeF,
- Dokonywania analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
- Informowania o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, odrzuceniu faktury lub braku możliwości jej wystawienia ze względu na niedostępność platformy KSeF.
Podstawę prawną pozwalającą na korzystanie z systemu KSeF stanowi ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076) oraz decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83)
Aktualnie faktury ustrukturyzowane funkcjonujące w obrocie gospodarczym stanowią jedną z dwóch dopuszczalnych form dokumentowania transakcji (drugą formą są tradycyjne faktury papierowe), jednak docelowo mają one zastąpić postać papierową. Faktury ustrukturyzowane mają format xml, który jest zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Wdrażanie systemu KSeF podzielone zostało na kilka etapów, niemniej od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą (choć nie muszą) wykorzystywać KSeF do wystawiania e-faktur. Taki stan rzeczy ulegnie jednak zmianie, gdyż docelowo platforma uzyska charakter obligatoryjny (na mocy decyzji wykonawczej Rady Unii Europejskiej 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej). Podchodząc do opisywanego zagadnienia od strony praktycznej stwierdzić należy, iż aktualnie korzystanie z systemu KSeF zależy od decyzji samego przedsiębiorcy, jednak – zgodnie z wcześniejszymi zapowiedziami MF – od 1 lipca 2024 r. wykorzystywanie KSeF do wystawiania faktur stanie się obowiązkowe. Tym samym do używania platformy zobligowani będą:
- Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
- Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
- Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
Należy przy tym dodać, że system faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666) oraz system faktur ustrukturyzowanych wystawianych przy wykorzystaniu Krajowego Systemu e-Faktur w wersji fakultatywnej są systemami działającymi niezależnie od siebie.
Faktury ustrukturyzowane z kodem QR
Pomimo deklaracji ze strony Ministerstwa Finansów odnośnie gotowości na obligatoryjne wdrożenie systemu KSeF, podczas obrad sejmowych wskazane zostały nieścisłości wymagające dookreślenia. Mowa między innymi o obowiązku oznaczania wybranych e-faktur przy użyciu kodu QR, w celu umożliwienia weryfikacji autentyczności danej e-faktury. Wspomniany obligatoryjny charakter dotyczyć ma faktur ustrukturyzowanych udostępnianych nabywcy niepodlegającemu obowiązkowi korzystania z KSeF, a także faktur wystawianych z wyłączeniem KSeF (np. wizualizacja PDF). Dopracowania wymaga także zakres danych zawartych w kodzie QR – dotyczy to zarówno faktur wysyłanych do systemu KSeF, jak i dokumentów wystawionych bez użycia platformy, w trybie off-line. Takie rozwiązanie ma na celu zapewnienie dostępu do e-faktury nabywcom, którzy nie są czynnymi podatnikami VAT. Obligatoryjny charakter opisanego powyżej schematu może jednak ulec zmianie za sprawą decyzji samego nabywcy, gdyż może on zwolnić podatnika (zobowiązanego ustawowo do oznaczania dokumentu za pomocą kodu QR) z tego obowiązku. Forma tego zwolnienia nie została jednak określona.
Wydatki na systemy finansowo – księgowe – wyłącznie po stronie przedsiębiorcy
Zaproponowana przez komisję sejmową zmiana odnosząca się do ulg na wydatki związane z obowiązkiem wdrożenia systemu KSeF, nie uzyskała większości sejmowej. Tym samym przedsiębiorcy zmuszeni będą w pełni samodzielnie pokryć koszt nabycia programów finansowo – księgowych stworzonych z myślą o korzystaniu z systemu KSeF.
Wdrożenie KSeF, a stanowisko Senatu
Senackie biuro legislacyjne wskazało błąd w formie, w jakiej powinien zostać ogłoszony wzór faktury VAT. Właściwą postacią ogłoszenia jest umieszczenie odpowiedniej informacji w rozporządzeniu ministra finansów. Tymczasem obecne brzmienie ustawy zakłada, iż wzór ustrukturyzowanej faktury ma zostać ogłoszony w globalnej sieci. Podobne obiekcje obejmowały ogłaszania wzorów innych dokumentów dla celów VAT. Wobec powyższego senacka Komisja Finansów Publicznych i Budżetu zarekomendowała Senatowi odrzucenie ustawy w całości. Choć w trakcie obrad przyznano, iż zastrzeżenia do ustaw podatkowych o podobnym charakterze miały już miejsce w przeszłości, to jednak podjęto decyzję o konieczności wykluczenia wskazanych błędów o charakterze legislacyjnym.
Przewodniczący senackiej komisji budżetu i finansów publicznych – Kazimierz Klejna – zwrócił uwagę na fakt, iż nie wszyscy przedsiębiorcy mają możliwość korzystania z bezawaryjnej sieci. W odpowiedzi na zgłoszoną wątpliwość
Przemysław Krawczyk, dyrektor departamentu analiz Krajowej Administracji Skarbowej w Ministerstwie Finansów, wyjaśnił, że w przypadku gdy mała firma ma trudności z dostępem do internetu, może ona upoważnić księgowego do wystawiania e-faktur. Krawczyk podkreślił, iż to od podatnika zależy, którego dnia danego miesiąca wystawia fakturę. Dodatkowo w wypadku awarii internetu będzie istniała możliwość wysłania dokumentów następnego dnia roboczego po wystawieniu faktury.
Inne ze zgłaszanych wątpliwości dotyczyły między innymi nakładania sankcji. Obecnie w przypadku, gdy podatnik nie prześle do KSeF faktury w terminie, naczelnik urzędu skarbowego zobowiązany jest do nałożenia w drodze decyzji kary pieniężnej w wysokości do 100 proc. kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. Według przedstawicielki Krajowej Izba Gospodarczej Elektroniki i Telekomunikacji, konieczność nałożenia kary powinna być dopuszczalny, a nie obligatoryjna. Paweł Selera, dyrektor departamentu VAT w Ministerstwie Finansów zwrócił jednak uwagę na fakt, iż aktualne przepisy mówią nie o karze w wysokości 100 proc., a „do” 100 proc. Ponadto odnoszą się one bezpośrednio do dyrektyw miarkowania kar ujętych w kodeksie postępowania administracyjnego.
Udzielone wyjaśnienia nie rozwiały jednak wątpliwości co do konstytucyjności wybranych przepisów. Tym samym w drodze głosowania senatorowie podjęli decyzję o odrzuceniu ustawy. Czy to oznacza, iż wprowadzenie obowiązkowego KSeF zostanie ponownie odroczone w czasie? Taka ewentualność jest mało prawdopodobna, ponieważ weto Senatu zostanie rozpatrzone przez Sejm, co oznacza, iż najpewniej spotka się ono z odrzuceniem. W takim przypadku obligatoryjny KSeF zostanie wdrożony w zapowiadanym terminie tj. 1 lipca 2024 r. – dla czynnych podatników VAT oraz 1 stycznia 2025 r. – dla podatników zwolnionych podmiotowo z VAT (bądź wykonujący jedynie czynności zwolnione z VAT).
Wcześniejsze wdrożenie KSeF – korzyść czy strata?
Choć obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, to jednak wyłącznie kwestią czasu pozostaje zmiana aktualnego charakteru na obligatoryjny. W związku z powyższym nie należy zwlekać z wdrożeniem rozwiązania. Co więcej, korzystanie z opisywanego systemu teleinformatycznego związane jest z możliwością osiągnięcia korzyści takich, jak między innymi:
- Brak konieczności przechowywania i archiwizowania faktur, chyba, że okres przedawnienia zobowiązania podatkowego > 10 lat przez który faktury strukturyzowane przechowuje KSeF,
- Brak obowiązku udostępniania faktur na żądanie organu podczas kontroli (JPK_FA),
- Zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury ustrukturyzowanej.
Ponadto jedną z najistotniejszych korzyści jest możliwość szybszego otrzymania zwrotu podatku VAT. W tym celu należy spełnić (łącznie) następujące warunki:
- Podatnik wystawia wyłącznie faktury ustrukturyzowane w okresie rozliczeniowym, w odniesieniu do którego ubiega się zwrot VAT (sprzedaż krajowa, WDT, zaliczki), przy czym warunek jest spełniony nawet wtedy, gdy wystawiano także inne faktury, jeśli nie jest możliwe dla nich skorzystanie ze wzoru faktury strukturyzowanej (faktury wystawia nabywca lub faktura nie musi zawierać NIP sprzedawcy) lub – w przypadku faktur uproszczonych – sprzedaż zaewidencjonowano na kasie fiskalnej.
- Przez 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, za który podatnik ubiega się o zwrotu, podatnik (i) był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, (ii) składał deklaracje za każdy okres rozliczeniowy i (iii) posiadał rachunek na białej liście podatników.
- Kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w analizowanym okresie nie przekracza 3000 zł.