Począwszy od roku 2019 roku wszedł w życie obowiązek raportowania do Ministerstwa Finansów sprawozdań w postaci elektronicznej. Jesteś zobligowany do wywiązywania się z tego obowiązku? Szukasz sposobu na szybkie, proste, a zarazem sprawdzone tworzenie e-Sprawozdań? Jeśli tak, to poznaj Hogart eSprawozdania czyli program stworzony z myślą o przygotowaniu e-Sprawozdań finansowych.
e-Sprawozdania finansowe: Co to jest i kto musi je składać?
E-Sprawozdania finansowe to rodzaj sprawozdania finansowego sporządzonego w postaci elektronicznej, zgodnie z odpowiednią strukturą logiczną i formatem. Wspomniane struktury dostępne są w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów, zgodnie z art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r., obowiązującej od 1 października 2018 r.
e-Sprawozdania finansowe muszą być sporządzane przez podatników podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podatników podatku dochodowego od osób prawnych, z wyjątkiem jednostek sporządzających sprawozdania zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR).
Zarówno tworzenie, jak i składanie e-Sprawozdań finansowych odbywa się w postaci podpisanych elektronicznie plików XML, które są przesyłane do odpowiednich rejestrów sądowych lub urzędów. Wysłanie plików następuje przy użyciu dedykowanych systemów teleinformatycznych i środków komunikacji elektronicznej. Jednym z tego rodzaju narzędzi jest program Hogart eSprawozdania.
Funkcjonalność programu Hogart eSprawozdania
Tworzenie nowego sprawozdania w programie Hogart eSprawozdania może odbywać się na jeden z trzech sposobów:
- Jako nowy, czysty formularz. Użytkownik ma możliwość rozpoczęcia pracy od zera, tworząc nowe sprawozdanie w postaci pustego formularza. Jest to przydatne, gdy konieczne jest ręczne wpisywanie wszystkich danych lub gdy sprawozdanie ma specyficzny format.
- Na podstawie kopii innego sprawozdania. Można skopiować istniejące sprawozdanie finansowe zapisane w programie i wykorzystać je jako bazę do nowego sprawozdania. Następnie wystarczy zaktualizować dane, takie jak okres raportowania, oraz dokonać wszelkich niezbędnych zmian.
- Przez wczytanie kopii e-Sprawozdania w postaci pliku XML
Umożliwia to zaimportowanie wcześniej przygotowanego pliku XML zawierającego dane sprawozdania. Jest to przydatne, gdy dane zostały już przygotowane w innym programie lub przez inny podmiot.
Wprowadzanie danych
Program Hogart eSprawozdania oferuje elastyczność w zakresie wprowadzania danych. Dostępne możliwości to:
- Ręczne wpisywanie danych. Użytkownicy mogą samodzielnie wprowadzać wszystkie niezbędne informacje bezpośrednio do formularza.
- Wczytywanie danych z arkuszy Excel. Możliwość importowania danych finansowych przygotowanych w arkuszach Excel, co znacznie skraca czas potrzebny na ich wpisanie.
- Dodawanie załączników. Program pozwala na dodawanie dodatkowych dokumentów, takich jak polityka rachunkowości czy dodatkowe informacje w formie plików PDF.
Podpisywanie i eksportowanie sprawozdań
Po skompletowaniu sprawozdania, użytkownicy mają kilka opcji:
- Podpisywanie elektroniczne. Sprawozdanie można podpisać kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi, co zapewnia jego autentyczność i zgodność z przepisami.
- Eksport do pliku XML. Sprawozdanie może zostać wyeksportowane do pliku XML, co jest niezbędne do jego elektronicznego złożenia w odpowiednich rejestrach sądowych lub urzędach.
- Drukowanie lub eksport do PDF. Użytkownicy mogą również wydrukować sprawozdanie lub wyeksportować je do pliku PDF, jeśli zachodzi taka potrzeba.
Praca wielopodmiotowa i wieloużytkownikowa
Program Hogart eSprawozdania jest przystosowany do obsługi wielu podmiotów oraz użytkowników. Z tego względu cechuje się on:
- Wielopodmiotowością. Umożliwia sporządzanie e-Sprawozdań dla różnych podmiotów, co jest szczególnie przydatne dla firm posiadających wiele spółek lub oddziałów.
- Wieloużytkownikowością. W programie może pracować wielu użytkowników jednocześnie, co pozwala na efektywną współpracę i podział obowiązków.
Moduł administracyjny
Opisywane narzędzie posiada moduł administracyjny, który umożliwia:
- Parametryzację programu – czyli konfigurację ustawień narzędzia w zależności od potrzeb użytkownika. Parametryzacja programu jest kluczowa, aby narzędzie było elastyczne i mogło być dostosowane do różnych potrzeb i scenariuszy użytkowania. Dzięki temu użytkownicy mogą pracować bardziej efektywnie i zgodnie z wymaganiami swojej organizacji.
- Definiowanie podmiotów i użytkowników – czyli dodawanie nowych podmiotów i użytkowników oraz przypisywanie im odpowiednich ról i uprawnień. Każdy użytkownik musi być zarejestrowany na liście użytkowników, w module administracyjnym. W praktyce z programu może korzystać wielu użytkowników. Ilu konkretnie? Maksymalna liczba aktywnych użytkowników programu uzależniona jest od warunków wykupionej licencji.
Jak – w praktyce – korzystać z programu Hogart eSprawozdania?
Jak zostało to już wspomniane, program Hogart eSprawozdania to narzędzie służące do tworzenia oraz wysyłki sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej. Oczywiście opisywana aplikacja posiada również wiele innych, równie użytecznych funkcji, takich jak m.in. edycja czy archiwizacja sprawozdań finansowych. W jaki więc sposób korzystać z nadmienionego narzędzia? To bardzo proste; wystarczy przejść ścieżkę złożoną z zaledwie 6 kroków.
Krok 1: Tworzenie sprawozdania finansowego
W programie należy otworzyć część „Robocze” i wybrać „Sprawozdania”. Jak pisaliśmy w poprzednim akapicie, następnie można utworzyć nowe sprawozdanie na jeden z trzech, dostępnych sposobów:
- Dodać puste sprawozdanie i wypełnić je ręcznie, importując dane z plików Excel lub PDF.
- Skopiować istniejące sprawozdanie i zaktualizować dane dotyczące nowego okresu.
- Utworzyć puste sprawozdanie i zaimportować dane z pliku XML, a następnie przekonwertować do nowej struktury.
Krok 2: Wprowadzanie danych
Dane można wprowadzać ręcznie lub korzystać z narzędzi importu, dodawania załączników oraz przenoszenia kwot z poprzedniego roku. W miarę postępu prac sekcje sprawozdania przesuwa się przez etapy „Do zrobienia”, „W przygotowaniu” oraz „Zrobione”.
Krok 3: Weryfikacja sprawozdania
Weryfikacja sprawozdania finansowego jest kluczowym etapem w procesie jego tworzenia i przesyłania. Oto jak przebiega ten proces w programie Hogart eSprawozdania:
- Etap weryfikacji danych. Po zakończeniu etapu wprowadzania danych należy zweryfikować sprawozdanie pod kątem zgodności ze schematem XSD. Schemat XSD określa strukturę logiczną i format pliku e-Sprawozdania, definiując takie cechy jak minimalna i maksymalna liczba znaków, formaty daty, liczbowy lub tekstowy, oraz wymagalność wprowadzenia wartości i dopuszczalne zakresy wartości.
- Rola schematów XSD. Schematy XSD dla różnych rodzajów e-Sprawozdań są publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Zgodność z odpowiednim schematem XSD jest warunkiem koniecznym przyjęcia e-Sprawozdania przez właściwy sąd rejestrowy lub urząd.
- Narzędzia do weryfikacji w programie Hogart eSprawozdania. Program Hogart eSprawozdania posiada wbudowane narzędzie do weryfikacji poprawności technicznej sprawozdania, czyli zgodności z właściwym schematem XSD. Narzędzie to jest dostępne w części „Robocze” programu.
- Weryfikacja sprawozdania. Aby zweryfikować sprawozdanie, należy w oknie „Robocze” zaznaczyć odpowiedni kafelek sprawozdania i kliknąć przycisk [Sprawdź poprawność].
- Komunikaty programu. Jeśli sprawozdanie jest poprawne, program wyświetli odpowiedni komunikat. W przypadku błędów formalnych aplikacja wyświetli komunikat informujący, które dane należy uzupełnić lub skorygować.
- Korygowanie błędów. Poprawki można wprowadzić w trybie edycji właściwej sekcji lub przez powtórny import pliku MS Excel, w którym poprawiono lub uzupełniono błędne lub brakujące dane.
Krok 4: Przygotowanie i archiwizacja sprawozdania
Po skompletowaniu i sprawdzeniu sprawozdania, przenosi się je do etapu „Przygotowane”. Jeśli jest to konieczne, można cofnąć sprawozdanie do „Robocze” i dokonać korekt. Następnie przenosi się je do „Archiwum”, generując jednocześnie plik XML i dodając pierwszy podpis elektroniczny.
Krok 5: Dodawanie podpisów
W „Archiwum” można dodać kolejne podpisy oraz podpis kontrasygnowany. Po dodaniu podpisów sprawozdanie jest gotowe do przekazania do odpowiednich instytucji.
Krok 6: Zakończenie procesu
Po wysłaniu e-Sprawozdania do właściwej instytucji lub otrzymaniu potwierdzenia odbioru, przenosi się sprawozdanie do etapu „Zakończone”.
Hogart eSprawozdania – Twój sposób na e-sprawozdania finansowe
W dzisiejszych czasach, kiedy cyfryzacja i automatyzacja procesów biznesowych odgrywają kluczową rolę, inwestycja w odpowiednie narzędzia technologiczne może przynieść znaczące korzyści. Program Hogart eSprawozdania jest jednym z takich narzędzi, które ułatwiają przygotowanie, weryfikację i archiwizację e-Sprawozdań finansowych.
Hogart eSprawozdania to:
- Elastyczność tworzenia sprawozdań finansowych.Hogart eSprawozdania oferuje trzy różne sposoby tworzenia nowych sprawozdań: jako nowy, czysty formularz, kopia istniejącego sprawozdania lub poprzez import pliku XML.
- Proste wprowadzanie danych na wybrany przez użytkownika sposób. Program umożliwia proste wprowadzanie danych zarówno poprzez wpisywanie ręczne, jak i import z arkusza kalkulacyjnego Excel. Poza tym pozwala na dołączanie plików PDF, takich jak polityka rachunkowości czy dodatkowe informacje, co zapewnia pełną dokumentację.
- Zaawansowane narzędzia weryfikacji. Hogart eSprawozdania posiada wbudowane narzędzie do weryfikacji zgodności sprawozdania ze schematem XSD, co jest niezbędne do jego przyjęcia przez właściwe instytucje. Dzięki temu użytkownicy mogą być pewni, że ich sprawozdania są poprawne technicznie i zgodne z obowiązującymi standardami.
- Zarządzanie wieloma podmiotami i użytkownikami. Program pozwala na sporządzanie e-Sprawozdań dla wielu podmiotów i umożliwia pracę przez wielu użytkowników. Jest to szczególnie przydatne dla firm z wieloma spółkami lub oddziałami oraz dla zespołów pracujących wspólnie nad sprawozdaniami finansowymi.
- Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Hogart eSprawozdania zapewnia bezpieczeństwo danych dzięki możliwości podpisywania sprawozdań kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi oraz generowania plików XML zgodnych z obowiązującymi przepisami. Program umożliwia również drukowanie sprawozdań lub eksportowanie ich do plików PDF, co jest przydatne w codziennej pracy.
- Personalizacja i parametryzacja. Dzięki modułowi administracyjnemu, użytkownicy mogą dostosowywać program do swoich potrzeb. Możliwe jest definiowanie podmiotów, użytkowników oraz przydzielanie im odpowiednich ról. Parametryzacja pozwala na konfigurację ustawień programu, integrację z innymi systemami oraz automatyzację procesów, co zwiększa efektywność pracy.
Inwestycja w program Hogart eSprawozdania to krok w kierunku cyfryzacji i automatyzacji procesów finansowych. Dzięki elastyczności, kompleksowym narzędziom weryfikacji, zarządzaniu wieloma podmiotami i użytkownikami oraz wysokiemu poziomowi bezpieczeństwa danych, narzędzie znacząco ułatwia i przyspiesza pracę nad sprawozdaniami finansowymi. Personalizacja i parametryzacja dodatkowo podnoszą wartość programu, sprawiając, że jest on idealnym rozwiązaniem dla firm dążących do usprawnienia swoich procesów finansowych.
Link do strony programu: Hogart eSprawozdania