Oprogramowanie do rozliczeń podatkowych

Menu

Praca z systemem workflow vs. praca bez użycia programów do automatyzacji obiegu dokumentów

Twoja firma po raz kolejny spóźniła się z oddaniem projektu, ponieważ dokumenty niezbędne do finalizacji zlecenia gdzieś się zapodziały? A może zespół ma problemy z komunikacją i odpowiednim podziałem prac? Masz notoryczne problemy z ustaleniem statusu poszczególnych zleceń? Rozwiązaniem wszystkich, opisanych problemów – a także wielu innych trudności zachodzących na gruncie biznesowym – jest odpowiedni program workflow. Czym zatem są systemy worflow i jak wygląda praca bez ich zastosowania oraz przy użyciu programu do automatyzacji obiegu dokumentów?

Obieg dokumentów w firmie – ważniejszy, niż myślisz

Obieg dokumentów w firmie to sposób, w jaki dokumenty są tworzone, przesyłane, przechowywane i archiwizowane w ramach organizacji. Może być on oparty zarówno na systemie elektronicznym, jak i odbywać się w postaci papierowej. Jeśli sądzisz, że obieg dokumentacji nie odgrywa zbyt ważnej roli w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, to jesteś w sporym błędzie. W rzeczywistości bowiem ma on wpływ zarówno na efektywność pracy czy komunikację, jak i bezpieczeństwo danych oraz zgodność z przepisami.
Odpowiednio zorganizowany obieg dokumentów stanowi gwarancję:

  • Płynności pracy – dzięki szybkiemu i sprawnemu przekazywaniu dokumentów między pracownikami, informacje są łatwo dostępne i mogą być przetwarzane w sposób uporządkowany i efektywny.
  • Produktywność – odpowiednia organizacja procesów dokumentacyjnych sprawia, że pracownicy oszczędzają czas i energię, które mogą poświęcić na bardziej wartościowe zadania.
  • Zgodność z przepisami i procedurami – dzięki monitorowaniu i śledzeniu dostępu i działań związanych z dokumentami, firma minimalizuje ryzyko naruszenia zasad regulujących jej działalność oraz ułatwia odnajdywanie i przechowywanie dokumentów w razie audytów i kontroli.
  • Współpraca i komunikacja – właściwie poprowadzony obieg dokumentów eliminuje problemy związane z komunikacją w zespole i poprawia jakość współpracy pomiędzy pracownikami.

Jak wygląda proces obiegu dokumentów w formie papierowej?

W firmie pozbawionej systemu workflow, obieg dokumentów jest często oparty na papierowej lub częściowo elektronicznej formie. Taki obieg dokumentów może być niewydolny i powodować problemy takie jak:

  • Rosnące koszty fizycznej archiwizacji i przechowywania dokumentacji,
  • Utrudniony dostęp do pełnej dokumentacji wszystkich projektów i procesów,
  • Pomyłki wynikające z natłoku pracy oraz “gubienie” zadań,
  • Konieczność opracowywania skomplikowanej, czasochłonnej dokumentacji,
  • Brak możliwości kontroli statusu realizowanych projektów w dowolnym momencie,
  • Ryzyko zagubienia, uszkodzenia lub kradzieży dokumentów,
  • Niska ekologiczność związana z zużyciem papieru i tuszu.

W praktyce obieg dokumentów w firmie pozbawionej systemu workflow może wyglądać następująco:

  • Dokument jest tworzony przez pracownika lub otrzymywany od zewnętrznego podmiotu (np. klienta, dostawcy, urzędu).
  • Dokument jest podpisywany przez pracownika lub przełożonego, jeśli jest to wymagane.
  • Dokument jest przesyłany do odpowiedniego działu lub osoby za pomocą poczty tradycyjnej, e-maila lub kuriera.
  • Dokument jest odbierany i sprawdzany przez odbiorcę, który podejmuje odpowiednie działania (np. akceptuje, odrzuca, rejestruje, wprowadza do systemu).
  • Dokument jest przechowywany w fizycznym lub elektronicznym archiwum, które może być zorganizowane według różnych kryteriów (np. daty, rodzaju, numeru).
  • Dokument jest udostępniany lub wysyłany do innych podmiotów w razie potrzeby (np. do księgowości, audytu, kontroli jakości).

Papierowy obieg dokumentów może być bardzo czasochłonny i podatny na błędy. Dlatego wiele firm decyduje się na wdrożenie systemu workflow, który automatyzuje i usprawnia procesy związane z obiegiem dokumentów.

Praca z systemem workflow

Obieg dokumentów w firmie z systemem workflow to sposób, w jaki dokumenty są tworzone, przesyłane, przechowywane i archiwizowane w formie elektronicznej, z wykorzystaniem specjalnego oprogramowania, które automatyzuje i usprawnia procesy związane z obiegiem dokumentów.

Obieg dokumentów w firmie z systemem workflow może wyglądać następująco:

  • Dokument jest tworzony przez pracownika lub otrzymywany od zewnętrznego podmiotu (np. klienta, dostawcy, urzędu) w formie elektronicznej lub skanu dokumentu papierowego.
  • Dokument jest podpisywany przez pracownika lub przełożonego, jeśli jest to wymagane, za pomocą podpisu elektronicznego lub biometrycznego.
  • Dokument jest przesyłany do odpowiedniego działu lub osoby za pomocą systemu workflow, który automatycznie wyznacza zadania i terminy oraz wysyła powiadomienia i podpowiedzi do użytkowników.
  • Dokument jest odbierany i sprawdzany przez odbiorcę, który podejmuje odpowiednie działania (np. akceptuje, odrzuca, rejestruje, wprowadza do systemu) za pomocą systemu workflow, który rejestruje wszystkie zmiany i komentarze.
  • Dokument jest przechowywany w elektronicznym archiwum, które jest zorganizowane według różnych kryteriów (np. daty, rodzaju, numeru) i łatwo dostępne za pomocą systemu workflow.
  • Dokument jest udostępniany lub wysyłany do innych podmiotów w razie potrzeby (np. do księgowości, audytu, kontroli jakości) za pomocą systemu workflow, który zapewnia bezpieczeństwo i zgodność danych.

Dzięki systemowi workflow firma może oszczędzić czas i koszty, poprawić jakość i dokładność pracy, zwiększyć bezpieczeństwo i zgodność danych, poprawić komunikację i współpracę w zespole oraz poprawić aspekty ekologiczne dzięki ograniczeniu zużycia papieru i tuszu.

Jak widać na powyższych przykładach, papierowy obieg dokumentów częstokroć powoduje problemy takie jak zagubienie, uszkodzenie lub kradzież dokumentów, rosnące koszty przechowywania i wysyłania dokumentacji, utrudniony dostęp do pełnej informacji i brak możliwości monitorowania procesów. Z kolei postać elektroniczna jest nowoczesnym i wygodnym rozwiązaniem, które usprawnia i automatyzuje obieg dokumentów w firmie. Dzięki niej można łatwo tworzyć, przesyłać, przechowywać i archiwizować dokumenty w formie cyfrowej oraz śledzić ich status i historię.

 

System workflow – automatyzacja obieg dokumentacji to dopiero początek

Systemy typu workflow – poza wsparciem obiegu dokumentacji w przedsiębiorstwie – wyposażane są również w szerokie palety funkcji do zarządzania pracą własną, zadaniami w grupach roboczych i w całej organizacji. System workflow umożliwia całościowe zarządzanie zadaniami, delegowanie ich i monitorowanie postępów prac. Wdrożenie systemu workflow może znacząco przyczynić się do poprawy efektywności pracy.

Korzyści z wdrożenia systemu workflow:

  • Wsparcie zespołu – rozwiązanie pomaga planować zadania dla poszczególnych zespołów, zakładać projekty, a następnie przypisywać do nich zadania oraz przydzielać je do konkretnych pracowników. Każdą aktywność można komentować i opatrzyć dodatkowymi załącznikami. Dzięki temu zespoły mogą wspólnie pracować nad poszczególnymi zadaniami i na bieżąco monitorować ich postępy.
  • Szybki obieg dokumentów – system workflow umożliwia przechowywanie w jednym miejscu w wersji elektronicznej wszystkich firmowych dokumentów, a także przypisanie ich do dowolnego pracownika wraz z zadaniem. Usprawnia to codzienne funkcjonowanie firmy i przyspiesza realizację zleconych działań.
  • Pełna automatyzacja procesów – opisywany rodzaj narzędzi pozwala na całkowitą automatyzację procesów żmudnych i rutynowych. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na zadaniach bezpośrednio zwiększających sprzedaż, a system workflow wykona za nich powtarzalne działania operacyjne.
  • Sprawna organizacja własnych zadań – narzędzie gromadzi i grupuje wszystkie działania związane z pracą konkretnej osoby. Zorganizowanie pracy własnej jest wygodne i intuicyjne, bez względu na ilość projektów, czy złożoność procesów w które zaangażowany jest użytkownik.
  • Standaryzacja procesów – system workflow zapewnia przejrzyste zasady pracy oraz ułatwia komunikację między pracownikami.

Czy system workflow sprawdzi się w Twojej firmie?

Wdrożenie systemu workflow może okazać się milowym krokiem na drodze do rozwoju firm, które zmagają się z problemami takimi, jak m.in.:

  • Utrudniony dostęp do pełnej dokumentacji wszystkich projektów i procesów: System workflow umożliwia przechowywanie w jednym miejscu w wersji elektronicznej wszystkich firmowych dokumentów. Dzięki temu odnalezienie poszczególnych dokumentów stanie się nie tylko banalnie proste, ale także niezwykle szybkie!
  • Pomyłki wynikające z natłoku pracy oraz “gubienie” zadań: Opisywane narzędzie umożliwia całościowe zarządzanie zadaniami, delegowanie ich i monitorowanie postępów prac. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na ważnych projektach, a system workflow wykona za nich powtarzalne działania operacyjne.
  • Konieczność opracowywania skomplikowanej, czasochłonnej dokumentacji: Program typu workflow umożliwia przechowywanie w jednym miejscu w wersji elektronicznej wszystkich firmowych dokumentów, a także przypisanie ich do dowolnego pracownika wraz z zadaniem.
  • Brak możliwości kontroli statusu realizowanych projektów w dowolnym momencie: System workflow umożliwia całościowe zarządzanie zadaniami, delegowanie ich i monitorowanie postępów prac.

 

Co możesz zyskać decydując się na wdrożenie programu typu workflow?

Wdrożenie systemu workflow może przyczynić się do osiągnięcia wielu celów, takich jak np.:

  • Zwiększenie efektywności pracy: Dzięki wdrożeniu systemu pracownicy zostają odciążeni od obowiązków o charakterze powtarzalnym.
  • Poprawa jakości usług: Standaryzacja procesów zapewnia spójność i jednolitość działań w całej organizacji, co przekłada się na wyższą jakość usług i produktów.
  • Zwiększenie produktywności: Kiedy procesy są jasno zdefiniowane i zautomatyzowane, pracownicy mogą skoncentrować się na bardziej wartościowych zadaniach, a nie na rutynowych czynnościach.
  • Poprawa komunikacji między pracownikami: System workflow często integruje różne działy i zespoły w organizacji, umożliwiając lepszy przepływ informacji. Dzięki temu decyzje są podejmowane szybciej, a wszyscy pracownicy są na bieżąco informowani o statusie zadań i projektów.

Jaki system workflow wybrać?

Obecnie na rynku dostępnych jest wiele różnych programów typu workflow, posiadających szereg odmiennych funkcjonalności. Na który z nich warto się zdecydować? Jeśli cenisz pracę z narzędziami pewnymi, sprawdzonymi i – przede wszystkim – efektywnymi, to świetnym wyborem będzie program Hogart SimpleMobile+.

Hogart SimpleMobile+ to nowoczesna i godna zaufania platforma do wdrażania i tworzenia dowolnych procesów obiegu dokumentów w firmie. Narzędzie wyposażone jest w szereg gotowych modułów do zarządzania obiegiem dokumentów, takich jak:

  • Administracja
  • Work-Flow
  • Projekty
  • Faktury (w tym również skanowanie i OCR)
  • Zamówienia
  • Magazyn
  • Pracownicy
  • Infrastruktura
  • Praca
  • Planowanie
  • Mobile (dostęp przez Smartfony)
  • Raporty

Program Hogart SimpleMobilePlus posiada OCR do automatyzacji procesów skanowania i rozpoznawania dokumentów. Co więcej, aplikacja jest w pełni responsywna, dzięki czemu dostęp do niej możliwy jest zarówno z poziomu komputera, jak i tabletu czy smartfona.

Dowiedz się więcej na stronie: https://hba.hogart.com.pl/hogart-obieg-dokumentow-workflow/