03 lutego br. Ministerstwo Finansów w wydanym przez siebie komunikacie poinformowało o przesunięciu terminu wejścia w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (w skrócie KSeF). Oznacza to, że przedsiębiorcy zyskali dodatkowe pół roku na wdrożenie programów finansowo – księgowych, przeznaczonych do obsługi platformy KSeF.
Czym jest i do czego służy KSeF?
KSeF – czyli Krajowy System e-Faktur – to nowoczesne narzędzie stworzone z myślą o wystawianiu oraz udostępnianiu faktur ustrukturyzowanych, w tym w szczególności do:
- Nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z opisywanej platformy, jak również do informowania o nadmienionych uprawnieniach i ich sprawdzania,
- Wystawiania, otrzymywania oraz przechowywania przez okres 10 lat faktur ustrukturyzowanych tj. e-faktur,
- Oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym fakturę w KSeF,
- Dokonywania analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
- Informowania o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, odrzuceniu faktury lub braku możliwości jej wystawienia ze względu na niedostępność platformy KSeF.
Podstawę prawną wprowadzenia opisywanego rozwiązania stanowi ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076) oraz decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83).
Kto może korzystać z KSeF?
KSeF to narzędzie, z którego polscy przedsiębiorcy mogą korzystać od 1 stycznia 2022 r. Nadmieniona możliwość dotyczy m.in.:
- Podmiotów zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT,
- Przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT,
- Podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, którzy są w posiadaniu polskiego identyfikatora podatkowa NIP.
Faktury ustrukturyzowane w KSeF
Faktury ustrukturyzowane wystawiane przy wykorzystaniu systemu KSeF, stanowią typ faktur elektronicznych zawierających wskazane w przepisach informacje. Nadmienione przepisy normujące działanie e-faktur odnoszą się do ich formy oraz formatu elektronicznego (xml – zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP), który umożliwia odczytanie faktury ustrukturyzowanej oraz przetwarzanie danych. Co istotne; każda e-faktura wyposażona jest w numer identyfikujący ją w systemie KSeF.
KSeF – narzędzie obligatoryjne czy fakultatywne?
KSeF to zaawansowane technologicznie narzędzie, z którego korzystanie wymaga wdrożenia odpowiedniego programu finansowo – księgowego. Z tego względu ustawodawca zdecydował o wieloetapowym wprowadzaniu opisywanej platformy; początkowo korzystanie z KSeF ma charakter dobrowolny, jednak docelowo korzystanie z narzędzia stanie się obowiązkowe.
W drugiej połowie roku 2022 MF zapowiedziało, iż obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie 1 stycznia 2024 r. Takie stanowisko utrzymywało się aż do początku bieżącego roku. 31 stycznia 2023 r. podczas spotkania z cyklu Dialog z Biznesem, Ministerstwo Finansów przedstawiło korektę projektu KSeF będącą owocem uprzednio przeprowadzonych konsultacji publicznych. Jedną z najważniejszych zmian – z punktu widzenia polskich przedsiębiorców – jest przesunięcie terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r. (z wyjątkiem podatników zwolnionych podmiotowo z VAT. W ich przypadku termin wejścia w życie KSeF został ustalony na 1 stycznia 2025 r.).
Zmiany w KSeF
Poza przesunięciem daty wprowadzenia obligatoryjnego korzystania z KSeF, wprowadzone zostaną również inne, istotne zmiany w zakresie korzystania z platformy MF. Mowa między innymi o wyłączeniu z KSeF faktur dokumentujących transakcje pomiędzy biznesem, a konsumentem. W nadmienionym przypadku obligatoryjne korzystanie z platformy KSeF dotyczyłoby jedynie transakcji zawieranych pomiędzy przedsiębiorcami. Wśród innych, planowanych zmian, MF wymienia również:
- Faktury konsumenckie (B2C) – nie zostaną one objęte systemem KSeF.
- Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostaną wyłączone z KSeF.
- Faktury z kas fiskalnych i faktury uproszczone będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
- W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia po wystawieniu offline.
- Złagodzenie sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.
Poza tym zmiany obejmą sam schemat faktur ustrukturyzowanych. Do tej pory każda e-faktura zawierała zarówno dane podstawowe (obecne na fv w postaci papierowej), jak i informacje dotyczące m.in.:
- Jej rodzaju (np. faktura zwykła, korekta, zaliczka, faktura rozliczająca zaliczkę, faktura uproszczona),
- Rachunku bankowego,
- Oznaczenia GTU, oznaczenia procedury,
- Warunków transakcji – m.in. numer i data zamówienia, numer umowy, warunki dostawy (Incoterms), kurs umowny i waluta umowna, kod waluty,
- Wartości akcyzy w cenie,
- Transportu – m.in. rodzaj transportu, dane przewoźnika, opis ładunku, data i godzina rozpoczęcia i zakończenia transportu,
- Płatności – m.in. informacja, czy dana płatność została uiszczona, data i forma płatności, numer rachunku bankowego, dane faktora, warunki skonta.
Liberalizacja kar i faktury wystawiane w trybie offline
Znaczne obawy przedsiębiorców dotyczyły możliwości wystąpienia awarii technicznych oraz sankcji stanowiących następstwo w/w. W odniesieniu do zgłaszanych wątpliwości, MF zapowiedziało wprowadzenie rozwiązania, które umożliwiłoby późniejsze dosłanie faktury (w sytuacji wystąpienia awarii systemu wykorzystywanego przez podatnika bądź niemożności połączenia się z platformą KSeF). W praktyce oznacza to możliwość wystawienia fv w trybie offline (pod warunkiem dostarczenia zaległej faktury w ciągu 24 godzin; wówczas data wystawienia faktury pochodziłaby z pola P_1).
Równie istotną kwestią są plany ustawodawcy dotyczące liberalizacji przewidywanych sankcji. Mowa o złagodzeniu, a nawet odroczeniu kar finansowych za niedostosowanie się do obowiązku używania KSeF (po 1 lipca 2024 r.). Ministerstwo Finansów zapowiada także odejście od minimalnych kwot sankcji finansowych oraz wdrożenie mechanizmu, który ustalałby wysokość kary w oparciu o indywidualną sytuację materialną podatnika.
Programy księgowo – finansowe – czy warto zwlekać z wdrożeniem?
Bezwarunkowe odroczenie daty obowiązkowości KSeF może doprowadzić do obniżenia priorytetu tego zadania (czy nawet wiary w kolejne odroczenia). Tym samym czasu na realizację wdrożenia będzie tyle samo, a w skrajnych przypadkach nawet mniej. To wielka odpowiedzialność Ministerstwa Finansów, aby przeciwdziałać takim scenariuszom poprzez mądrą politykę informacyjną, transparentną komunikację i poszukiwanie dodatkowych zachęt dla podatników do wcześniejszego dołączania do systemu – stwierdza dr Andrzej Pałys z Uniwersytetu Warszawskiego.
Odwlekanie wdrożenia odpowiednich programów to także strata po stronie samego przedsiębiorcy, bowiem firmy korzystające z KSeF mogą skorzystać z licznych udogodnień, m.in. możliwości szybszego otrzymania zwrotu podatku VAT (w ciągu 40 dni).