Zaledwie dwa miesiące temu na oficjalnej stronie Ministerstwa Finansów opublikowano informację dotyczącą uzyskania przez projekt ustawy o Krajowym Systemie e-Faktur, pozytywnej opinii Stałego Komitetu Rady Ministrów (SKRM). Kolejny komunikat informujący o postępach wdrożenia obligatoryjnego KSeF pojawił się na stronie MR 9 maja 2023 r. Zgodnie z jego treścią, Rząd przyjął projekt Krajowego Systemu e-Faktury.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – czym jest i w jakim celu został stworzony?
Krajowy System e-Faktur to nowoczesne rozwiązanie stanowiące typ platformy teleinformatycznej, stworzonej z myślą o wystawianiu oraz udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Dobrowolne korzystanie z nadmienionego rozwiązania możliwe jest od 1 stycznia 2022 r. na mocy ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076). Poza tym KSeF umożliwia:
- Nadawanie, zmianę lub odbieranie uprawnień do korzystania z opisywanej platformy, a także informowanie o nadmienionych uprawnieniach i ich sprawdzaniu,
- Wystawianie, otrzymywanie oraz przechowywanie przez okres 10 lat faktur ustrukturyzowanych tj. e-faktur,
- Oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym fakturę w KSeF,
- Dokonywanie analizy i kontrolę prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
- Informowanie o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, odrzuceniu faktury lub braku możliwości jej wystawienia ze względu na niedostępność platformy KSeF.
Od stycznia 2022 r. z platformy mogą korzystać:
- Podmioty zarejestrowane jako czynni podatnicy podatku VAT,
- Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
- Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, będący w posiadaniu polskiego identyfikatora podatkowego NIP.
Zmiany w projekcie KSeF
W komunikacie zamieszczonym na stronie MR w dniu 16 marca 2023, wymienione zostały zmiany wprowadzone do treści ustawy o KSeF. Takowe objęły m.in.:
- Paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
- Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
- Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
- Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.
- Kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
- W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.
- Doprecyzowanie daty wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline.
- W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.
- Liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.
- Likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.
Obowiązkowy KSeF – ułatwienie dla przedsiębiorców?
KseF w znacznym stopniu wpłynie na unowocześnienie:
- Procesów fakturowych,
- Obiegu dokumentów,
- Wykorzystywanych przez przedsiębiorców systemów fakturowych.
Wprowadzenie obowiązku korzystania z platformy KSeF przyczyni się do uproszczenia procesu dokumentowania transakcji, skróci czas wystawiania niezbędnych dokumentów i zautomatyzuje ich przetwarzanie oraz archiwizację. KSeF gwarantuje autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury ustrukturyzowanej co w praktyce oznacza, że wspomniane elementy nie będą już podlegały ocenie organu podatkowego. Dodatkowo korzystanie z KSeF równoznaczne jest z brakiem konieczności przechowywania i archiwizowania faktur (wyjątek stanowi sytuacja, w której okres przedawnienia zobowiązania podatkowego jest dłuższy, niż 10 lat czyli czas, przez który faktury strukturyzowane są przechowywane przez system KSeF).
Obligatoryjny KSeF – od kiedy?
Obecnie e-faktura uznawana jest za jedną z dopuszczalnych form dokumentowania sprzedaży (na równi z fakturami papierowymi oraz fakturami elektronicznymi. Taki stan prawny utrzyma się aż do 1 lipca 2024, gdyż to właśnie wtedy wprowadzony zostanie obligatoryjny KSeF. Należy jednak dodać, że 1 lipca 2024 nie będzie datą wiążącą w przypadku podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT. Dla wspomnianych grup przedsiębiorców dniem wejścia w życie obowiązkowego KSeF będzie bowiem 1 stycznia 2025 r.
Elektronizacja wiążących informacji (e-WIS)
Nadmienione powyżej zmiany nie są jedynymi, nowymi ustaleniami, jakie znalazły się w projekcie. Poza takowymi przewidziano również wprowadzenie wyłącznie elektronicznej obsługi wiążących informacji – WIT (wiążąca informacja taryfowa), WIP (wiążąca informacja o pochodzeniu), WIA (wiążąca informacja akcyzowa) oraz WIS (wiążąca informacja stawkowa). Elektroniczna obsługa WIT możliwa będzie dzięki rozbudowie oraz dostosowaniu obecnie funkcjonujących systemów informatycznych KAS (e-Urząd Skarbowy, Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych – PUESC).