Faktury wystawiane w wersji papierowej powoli, acz sukcesywnie, odchodzą do lamusa. Miejsce dokumentów w postaci papierowej zajmują ich cyfrowe odpowiedniki. Do tej pory stosowanie elektronicznej wersji faktur stanowiło wybór samego przedsiębiorcy, jednak wraz z nadejściem nowego, 2024 roku, ten stan rzeczy ulegnie diametralnej zmianie. Powodem wspomnianej zmiany jest wejście w życie obowiązku korzystania z KSeF czyli Krajowego Systemu e-Faktur. W praktyce oznacza to, że już niebawem przedsiębiorcy zobligowani zostaną do wystawiania faktur wyłącznie w formie ustrukturyzowanej. Kiedy wchodzi w życie obligatoryjne korzystanie z KSeF? Co należy o KSeF? Jak przygotować się do nadchodzących zmian? Poznaj odpowiedzi na te oraz wiele więcej pytań dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur.
KSeF – najważniejsze daty
KSeF funkcjonuje już od początku 2022 roku, jednak na razie jest systemem dobrowolnym. Oznacza to, że sprzedawca może, ale nie musi wystawiać faktur ustrukturyzowanych, a nabywca może, ale nie musi się na nie zgadzać. Jednak zgodnie z ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, KSeF będzie obligatoryjny w następujących terminach:
- 1 lipca 2024 r. – obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy wszystkich podatników VAT czynnych, czyli tych, którzy prowadzą działalność gospodarczą i są zarejestrowani jako płatnicy VAT. Dotyczy to zarówno faktur krajowych, jak i zagranicznych. Obowiązek ten nie obejmuje sytuacji, kiedy kupującym jest konsument, czyli osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. W takim przypadku można wystawić fakturę papierową lub elektroniczną, ale nie ustrukturyzowaną.
- 1 stycznia 2025 r. – obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy również podatników VAT zwolnionych, czyli tych, którzy prowadzą działalność gospodarczą, ale nie są zarejestrowani jako płatnicy VAT, ponieważ ich obroty nie przekraczają kwoty 200 tys. zł rocznie. Dotyczy to również faktur krajowych i zagranicznych, z wyjątkiem faktur wystawianych na rzecz konsumentów.
- 1 stycznia 2025 r. – kończy się możliwość wystawiania faktur papierowych i elektronicznych w obrocie między przedsiębiorcami. Od tego dnia jedynym dopuszczalnym sposobem fakturowania jest faktura ustrukturyzowana.
Wyjątki od obligatoryjnego stosowania KSeF
KSeF nie będzie obowiązywał w przypadku:
Faktur wystawianych na rzecz konsumentów – w takim przypadku można nadal wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne, ale nie ustrukturyzowane. Faktury te nie będą przesyłane do KSeF. Nie będą one również podlegać zautomatyzowanym kontrolom podatkowym.
Faktur wystawianych przez podmioty zagraniczne – jeśli sprzedawcą jest podmiot z siedzibą poza Polską, nie musi on korzystać z KSeF, nawet jeśli nabywcą jest podmiot polski. W takim przypadku można wystawić fakturę w dowolnej formie, zgodnie z prawem obowiązującym w kraju sprzedawcy. Faktura taka nie będzie przesyłana do KSeF i nie będzie podlegać zautomatyzowanym kontrolom podatkowym.
Faktury wystawianych w sytuacjach awaryjnych – jeśli wystąpi awaria systemu KSeF lub brak dostępu do internetu, można wystawić fakturę papierową lub elektroniczną, ale nie ustrukturyzowaną. Faktura taka musi być jednak przesłana do KSeF w ciągu 14 dni od dnia jej wystawienia, a na fakturze musi być umieszczona informacja o przyczynie wystawienia faktury poza systemem.
Jak wygląda proces doręczania faktur w KSeF?
Proces doręczania faktur w KSeF przebiega następująco:
- Sprzedawca wystawia fakturę ustrukturyzowaną za pomocą systemu księgowego lub aplikacji podatnika KSeF i przesyła ją do KSeF.
- KSeF sprawdza poprawność faktury, nadaje jej unikalny numer i datę i godzinę wystawienia, a następnie zwraca potwierdzenie odbioru faktury sprzedawcy.
- KSeF udostępnia fakturę nabywcy, który może ją pobrać za pomocą systemu księgowego lub aplikacji podatnika KSeF. Nabywca może również otrzymać powiadomienie o nowej fakturze na adres e-mail lub numer telefonu.
- Nabywca ma obowiązek pobrać fakturę z KSeF w ciągu 14 dni od dnia jej wystawienia. Jeśli tego nie zrobi, KSeF wyśle mu przypomnienie o konieczności pobrania faktury.
- KSeF przechowa fakturę przez okres 10 lat. Po tym czasie system usunie fakturę.
Jak przygotować się do obowiązkowego KSeF?
Aby przygotować się do obowiązkowego KSeF, należy podjąć następujące kroki:
- Zarejestrować się w KSeF – aby korzystać z systemu, trzeba się w nim zarejestrować, podając dane identyfikacyjne, adres e-mail i numer telefonu. Rejestracja jest bezpłatna i można ją dokonać za pomocą aplikacji podatnika KSeF lub systemu księgowego.
- Przygotować się do zmian w fakturowaniu – aby wystawiać faktury ustrukturyzowane, trzeba się zapoznać z ich wyglądem, treścią i wymaganymi danymi. Faktury ustrukturyzowane muszą zawierać wszystkie elementy wymienione w załączniku nr 1 do ustawy o VAT. Nie można w nich stosować żadnych dodatkowych informacji, znaków graficznych czy kodów kreskowych. Faktur ustrukturyzowanych nie można podpisywać elektronicznie, ponieważ sam fakt przesłania ich do KSeF jest równoznaczny z podpisaniem. Faktur ustrukturyzowanych nie można zmieniać ani anulować, a jedynie korygować za pomocą faktur korygujących. Nie można też wystawiać not korygujących ani faktur wstecznych.
Wyzwania związane z KSeF
Wdrożenie obligatoryjnego KSeF stawia przed przedsiębiorcami swego rodzaju wyzwania. Do takowych zaliczyć należy przede wszystkim:
- Konieczność dostosowania się do nowych zasad fakturowania – aby wystawiać faktury ustrukturyzowane, trzeba się zapoznać z ich wyglądem, treścią i wymaganymi danymi. Ponadto trzeba pamiętać o terminach i sposobach wystawiania, pobierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Należy też pamiętać o sytuacjach wyjątkowych, kiedy można wystawić fakturę poza systemem.
- Konieczność posiadania odpowiedniego systemu księgowego – konieczny jest system księgowy zintegrowany z KSeF. Musi on umożliwiać generowanie, wysyłanie i pobieranie faktur w formacie XML. Naturalnie tego typu programy posiadają również inne funkcjonalności. W związku z powyższym wybierając aplikację do KSeF warto zwrócić uwagę na to, czy dany program pozwala na łączenie danych z różnych źródeł w różnych formatach. Ważne także, aby narzędzie archiwizowało wszystkie etapy procesu pobierania, przygotowania, edycji i wysyłki danych. Również ważna jest weryfikacja danych. Dodatkowo program do KSeF powinien zapewniać pełną przejrzystość i kompleksową obsługę procesu, wraz pobraniem i zarchiwizowaniem potwierdzenia odbioru przez portal KSeF.