Rok 2026 otwiera nowy rozdział w cyfryzacji rozliczeń podatkowych. W życie wchodzi obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF), a wraz z nim nowa struktura JPK_VAT(3), która ma odzwierciedlać sposób funkcjonowania faktur w środowisku elektronicznym. Jednocześnie do systemu podatkowego w pełni wchodzi rozliczanie kaucji za opakowania zwrotne, co również znalazło swoje miejsce w zaktualizowanym pliku JPK. Wszystkie te elementy tworzą spójny ekosystem, który ma zwiększyć przejrzystość obrotu gospodarczego i ułatwić administracji skarbowej automatyczną weryfikację danych.
Nowe regulacje obowiązują dla transakcji realizowanych od 1 lutego 2026 r., a pierwsze raportowanie w nowej strukturze – za luty – przypada na 25 marca 2026 r. Podstawą prawną zmian są rozporządzenia Ministra Finansów z 29 grudnia 2023 r. oraz z 12 grudnia 2025 r., które nadały ostateczny kształt strukturze JPK_VAT(3).
Obszary wolne od zmian w JPK V7
Choć zmiany w JPK są szerokie, dwa obszary pozostają stabilne. GTU, czyli trzynaście grup towarowo-usługowych, funkcjonują w niezmienionej formie. Podobnie jest z kodami rodzajów transakcji, obejmującymi m.in. import towarów, transakcje powiązane, procedury trójstronne czy bony jednego przeznaczenia. W tych obszarach podatnicy mogą kontynuować dotychczasowe praktyki, ponieważ ustawodawca nie przewidział żadnych modyfikacji.
Największe zmiany dotyczą natomiast kodów dokumentów oraz sposobu raportowania faktur w kontekście KSeF.
Stosowane dotychczas kody dokumentów
W obecnej strukturze podatnicy posługują się oznaczeniami takimi jak WEW, RO, FP, VATR czy MK. Wszystkie te kody pozostają w użyciu, ale od 2026 r. zostają uzupełnione o nowe oznaczenia związane z KSeF. Dzięki temu ewidencja VAT ma odzwierciedlać nie tylko rodzaj dokumentu, lecz także sposób jego wystawienia i status w systemie e-Faktur.
Numer KSeF w JPK – mechanizm powiązywania dokumentów
Najważniejszą zmianą w JPK_VAT(3) jest obowiązek raportowania numerów KSeF ID. Nowa struktura została wyposażona w specjalny węzeł danych, który pozwala na powiązanie każdej faktury z jej identyfikatorem nadanym przez system. W praktyce oznacza to, że faktury sprzedaży muszą być raportowane z numerem KSeF ID, o ile podatnik posiada go w momencie składania JPK. To samo dotyczy faktur zakupowych – nowelizacja z grudnia 2025 r. wprowadziła obowiązek wykazywania numeru KSeF ID również po stronie zakupów, pod warunkiem, że faktura została wystawiona w KSeF.
Kluczowa jest zasada dostępności numeru. Jeżeli podatnik nie posiada numeru KSeF ID w dniu wysyłki JPK, stosuje odpowiedni kod dokumentu. Jeśli jednak numer pojawi się później, konieczne jest złożenie korekty.
Nowe znaczniki dokumentów – OFF, BFK i DI
W sytuacji, gdy faktura nie posiada numeru KSeF ID w momencie składania ewidencji, podatnik musi zastosować jeden z trzech nowych kodów dokumentów:
- OFF – stosowany dla faktur wystawionych w trybie awaryjnym, gdy KSeF był niedostępny i nie było możliwości nadania numeru przed wysyłką JPK.
- BFK – przeznaczony dla faktur papierowych lub elektronicznych wystawionych poza KSeF, np. dla konsumentów lub podmiotów zagranicznych.
- DI – obejmuje faktury offline 24, dokumenty wewnętrzne oraz faktury wystawione w okresie niedostępności systemu, które nie kwalifikują się do kodu OFF.
W przypadku kodu DI ustawodawca wprowadził dodatkowy obowiązek: jeśli po złożeniu JPK faktura otrzyma numer KSeF ID, podatnik musi skorygować ewidencję i uzupełnić numer.
System kaucyjny w JPK – nowe pola K_360 i P_360
Od 2025 r. w Polsce działa system kaucyjny obejmujący m.in. butelki PET, puszki i szkło. Jego rozliczenie podatkowe zostało w pełni zintegrowane z JPK_VAT(3). Podmiot wprowadzający, czyli przedsiębiorca, który jako pierwszy wprowadza produkt w opakowaniu objętym kaucją, odpowiada za rozliczenie podatku od niezwróconych kaucji. Kwoty netto i VAT od kaucji wykazuje się w polach K_15–K_20, natomiast zbiorczą kwotę podatku od kaucji ujmuje się w polu K_360. Odpowiednik w części deklaracyjnej to pole P_360.
Warto pamiętać, że operator systemu kaucyjnego pełni funkcję płatnika – to on przekazuje VAT do urzędu skarbowego. Z tego powodu kwota z P_360 pomniejsza P_38, czyli podatek do zapłaty przez podatnika. Sam zapis kaucyjny oznacza się kodem WEW z opisem „system kaucyjny”.
Wyzwania techniczne i organizacyjne
Wdrożenie nowej struktury JPK oraz obowiązkowego KSeF wymaga od przedsiębiorców dostosowania systemów księgowych i procesów wewnętrznych. W wielu firmach numery KSeF ID znajdują się w systemach fakturowania, podczas gdy JPK generowany jest na podstawie danych z księgi głównej. To oznacza konieczność synchronizacji danych między modułami ERP, a w niektórych przypadkach – wdrożenia dodatkowych integracji z API KSeF.
W okresie przejściowym Ministerstwo Finansów dopuszcza stosowanie tzw. „map” – najczęściej w Excelu – które pozwalają parować numery wewnętrzne z numerami KSeF ID pobranymi z platformy rządowej. W praktyce jednak takie rozwiązania przejściowe, choć dopuszczalne, niosą ze sobą ryzyko błędów wynikających z ręcznego przenoszenia danych. Dlatego przedsiębiorcy powinni traktować je wyłącznie jako etap tymczasowy, a nie docelowy model pracy. W dłuższej perspektywie kluczowe będzie wdrożenie pełnej integracji systemów księgowych z API KSeF, tak aby numery KSeF ID były automatycznie pobierane, przypisywane do dokumentów i uwzględniane w ewidencji bez udziału człowieka.
Warto również zwrócić uwagę na kwestię łączenia kodów dokumentów. Nowe oznaczenia – OFF, BFK i DI – mogą współistnieć z dotychczasowymi kodami, co pozwala precyzyjnie odzwierciedlić charakter dokumentu. Przykładowo faktura do paragonu wystawiona w formie papierowej może być oznaczona jednocześnie jako FP i BFK, natomiast faktura wystawiona w okresie awarii systemu może otrzymać oznaczenie FP i OFF. Jedynym wyjątkiem jest kod RO, który nie łączy się z nowymi oznaczeniami, ponieważ dotyczy raportów z kas fiskalnych, a nie pojedynczych dokumentów sprzedaży.
Przepisy przejściowe i sankcje w 2026 roku
Rok 2026 został przez Ministerstwo Finansów określony jako okres przejściowy, w którym priorytetem ma być edukacja podatników, a nie nakładanie sankcji. Oznacza to, że przedsiębiorcy mogą liczyć na większą elastyczność organów podatkowych, zwłaszcza w zakresie błędów związanych z wystawianiem faktur w KSeF czy terminowym przesyłaniem dokumentów offline. Ministerstwo zapowiedziało, że w tym okresie nie będą wszczynane postępowania karne skarbowe dotyczące uchybień w zakresie e-fakturowania.
Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Nadal obowiązują sankcje administracyjne za błędy w ewidencji JPK, w tym kara w wysokości 500 zł za każdy błąd, który nie zostanie skorygowany po wezwaniu urzędu skarbowego.
Pełny katalog sankcji związanych z KSeF zacznie obowiązywać dopiero od 2027 roku. Obejmie on m.in. kary za niewystawienie faktury w KSeF, nieterminowe przesłanie faktury offline czy błędne oznaczenia dokumentów.
Nowa struktura JPK_VAT(3), obowiązkowy KSeF oraz integracja systemu kaucyjnego to zmiany, które znacząco wpływają na sposób prowadzenia ewidencji VAT. Choć ich wdrożenie wymaga dostosowania systemów księgowych, procedur i obiegu dokumentów, to jednocześnie otwiera drogę do większej automatyzacji i przejrzystości rozliczeń. Rok 2026 jest okresem przejściowym, ale to właśnie w tym czasie warto dopracować wszystkie procesy, aby od 2027 r. działały one bezbłędnie i zgodnie z pełnym reżimem sankcyjnym.