Zgodnie z treścią komunikatu zamieszczonego przez Ministerstwo Finansów na oficjalnej stronie PUESC, data wejścia w życie obowiązku prowadzenia ewidencji wyrobów akcyzowych wyłącznie w postaci elektronicznej została przesunięta na 1 lutego 2024 r. Poza tym 13 lutego 2023 wprowadzone zostały nowe obowiązki dla podmiotów nabywających lub dostarczających wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe zharmonizowane z zapłaconą akcyzą.
Elektroniczna ewidencja akcyzowa – informacje podstawowe
Ewidencja akcyzowa to rozwiązanie powstałe w celu ewidencjonowania informacji na temat wyrobów akcyzowych oraz związanych z nimi zdarzeń gospodarczych, w tym głównie ustalaniu informacji odnośnie ilości, typu czy też miejsca magazynowania produktów akcyzowych. Należy dodać, że ewidencja akcyzowa nie odnosi się wyłącznie do produktów, w przypadku których akcyza została pobrana ale również do wyrobów zwolnionych z podatku akcyzowego oraz takich, co do których akcyza została zawieszona.
Obowiązek prowadzenia ewidencji akcyzowej ciąży na podmiotach, które:
- Korzystają z energii elektrycznej wytworzonej samodzielnie za pomocą instalacji fotowoltaicznej;
- Został im nadany status podmiotu zużywającego, tzn. w ramach działalności korzystają z wyrobów zwolnionych ze względu na ich przeznaczenie np. oleje smarowe (różnego rodzaju podmioty produkcyjne, np. do smarowania maszyn);
- Posiadają status podatnika akcyzy od energii elektrycznej;
- Posiadają status pośredniczącego podmiotu węglowego lub pośredniczącego podmiotu gazowego;
- Nabywają wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe;
- Prowadzą skład podatkowy;
- Posiadają status zarejestrowanego wysyłającego;
- Posiadają status podmiotu pośredniczącego.
Od kiedy zaczną obowiązywać elektroniczne ewidencje akcyzowe?
Obowiązek prowadzenia ewidencji akcyzowych w formie elektronicznej wszedł w życie w oparciu o ustawę z 30.03.2021 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 694). Zgodnie z początkowymi ustaleniami, miał on obowiązywać od dnia 1.01.2022 r., niemniej termin ten uległ przesunięciu na 1.01.2023 r. (na podstawie ustawy z 29.10.2021 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 2313).
Zgodnie z treścią komunikatu zamieszczonego na stronie portalu PUESC – Ministerstwo Finansów informuje, że 1 grudnia 2022 r. Sejm RP uchwalił ustawę o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2707), w której przesuwa się wprowadzenie obowiązku prowadzenia ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy wyłącznie w postaci elektronicznej na 1 lutego 2024 roku. Do tego czasu ewidencje i inne dokumentacje będą mogły być prowadzone nadal na dotychczasowych zasadach (w tym w postaci papierowej).
Programy do prowadzenia elektronicznych ewidencji akcyzowych – wymogi
Wymogi dla programów tworzonych z myślą o prowadzeniu elektronicznych ewidencji akcyzowych zostały zawarte w § 7 Rozporządzenia. Zgodnie z treścią nadmienionego dokumentu, sposób prowadzenia ewidencji akcyzowej powinien odpowiadać pisemnej instrukcji obsługi programu komputerowego służącego do prowadzenia w/w dokumentacji w taki sposób, aby program:
- Umożliwiał wgląd w treść dokonywanych wpisów;
- Zapewniał ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;
- Umożliwiał dokonywanie korekty danych, identyfikację osoby dokonującej tej korekty oraz datę jej dokonania;
- Umożliwiał wygenerowanie i wydruk, w porządku chronologicznym:
- wpisów do dokumentacji, zestawień danych oraz podsumowań;
- raportów we wskazanym zakresie i za wskazane miesiące, w terminie 14 dni od dnia doręczenia żądania przez właściwego naczelnika UCS lub US;
- Uniemożliwiał usuwanie wpisów.
Poza w/w podatnik zobowiązany jest do przechowywania kopii dokumentacji zapisanej na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą lub też w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe.
Należy przy tym zaznaczyć, że elektroniczna ewidencja akcyzowa nie może być prowadzona w tradycyjnym arkuszu kalkulacyjnym Excel, gdyż tego rodzaju plik nie spełnia wymienionych powyżej wymogów. Z tego względu przedsiębiorcy zobowiązani są do zaopatrzenia się w specjalne aplikacje tworzone z myślą o prowadzeniu ewidencji w postaci elektronicznej. Z kolei przedsiębiorcy, którzy aktualnie wywiązują się z obowiązku prowadzenia opisywanej dokumentacji w formie elektronicznej powinni na bieżąco weryfikować zgodność wykorzystywanego programu z aktualnie obowiązującymi przepisami.
Począwszy od lutego 2024 zaniechanie obowiązku prowadzenia ewidencji akcyzowej w postaci elektronicznej będzie traktowane jako wykroczenie skarbowe popełnione przez osoby odpowiedzialne za prawidłowość rozliczeń podatkowych u danego podatnika. Tym samym na danego podatnika może zostać nałożona kara w postaci wyznaczonej odgórnie sankcji finansowej.
Nowe obowiązki dla podmiotów nabywających lub dostarczających wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe zharmonizowane z zapłaconą akcyzą
13 lutego 2023 roku obowiązywać zaczną przepisy o podatku akcyzowym implementujące postanowienia dyrektywy Rady (UE) 2020/262 z 19 grudnia 2019 r. ustanawiającej ogólne zasady dotyczące podatku akcyzowego (przekształcenie). Zgodnie treścią nadmienionych przepisów, od dnia 13 lutego 2023 roku przemieszczanie wewnątrzwspólnotowe wyrobów akcyzowych objętych zharmonizowaną akcyzą dopuszczonych do konsumpcji na terytorium Unii Europejskiej (co do zasady z zapłaconą akcyzą) odbywać się będzie z zastosowaniem Systemu EMCS, na podstawie elektronicznych uproszczonych dokumentów towarzyszących e-SAD. Z tego względu podmioty, które obecnie nabywają wewnątrzwspólnotowo lub dostarczają wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe zharmonizowane z zapłaconą akcyzą, z wykorzystaniem papierowego uproszczonego dokumentu towarzyszącego (dokumentu UDT) zostaną zobowiązane do posiadania odpowiednio numeru akcyzowego uprawnionego odbiorcy albo numeru akcyzowego uprawnionego wysyłającego.
Od 2 stycznia 2023 roku przedsiębiorcy mogą składać wnioski (za pomocą portalu PUESC) o uzyskanie:
- numeru akcyzowego uprawnionego odbiorcy,
- numeru akcyzowego uprawnionego wysyłającego.
Poza tym możliwe jest uzyskanie numeru akcyzowego na potrzeby jednorazowego nabycia wewnątrzwspólnotowego lub jednorazowej dostawy wewnątrzwspólnotowej. Ważność numeru akcyzowego nadanego na potrzeby jednorazowego nabycia lub dostawy wewnątrzwspólnotowej będzie wynosić będzie 3 miesiące. Wszystkie numery akcyzowe nadane od 2 stycznia do 12 lutego 2023 roku będą ważne od 13 lutego 2023 roku.
Uzyskanie numeru akcyzowego, podobnie jak rejestracja w Centralnym Rejestrze Podmiotów Akcyzowych (CRPA) stanowi czynność o charakterze materialno-technicznym. Złożenie przez podmiot kompletnego wniosku na PUESC powoduje automatyczne nadanie numeru akcyzowego.
Organem właściwym w sprawach numerów akcyzowych uprawnionych odbiorców oraz numerów akcyzowych uprawnionych wysyłających jest Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Poznaniu.
Poza opisanymi powyżej obowiązkami, podatnicy zobligowani będą do raportowania danych do Centralnej Ewidencji Wyrobów Akcyzowych (CEWA).
Zasady prowadzenie ewidencji akcyzowych od lutego 2024 r.
W Rozporządzeniu MFFiPR z dnia 11 czerwca 2021 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (Dz. U. 2021, poz. 1150) określone zostały zasady, podług których podmioty prowadzące ewidencje akcyzowe winny tworzyć opisywaną dokumentację.
Zgodnie z treścią § 2 ust. 2 Rozporządzenia dokumentacja powinna umożliwiać identyfikację podmiotu zobowiązanego do jej prowadzenia i miejsca prowadzenia działalności, której ta dokumentacja dotyczy. Oznacza to, że podmioty prowadzące działalność w więcej, niż jednej lokalizacji winny powiązać dokumentację zarówno z podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą, jak i z miejscem jej prowadzenia (tj. każda lokalizacja musi posiadać dedykowaną jej dokumentację).
W § 2 ust. 3 Rozporządzenia zawarty został zapis regulujący porządek zamieszania wpisów. Zgodnie z w/w wpisów do dokumentacji należy dokonywać w porządku chronologicznym, niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego podlegających wpisaniu, nie później jednak niż następnego dnia roboczego (dotychczas podmioty zobowiązane były do dokonywania wpisów niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego, nie później, niż w kolejnym dniu roboczym, bez konieczności zachowania porządku chronologicznego).
- 7 Rozporządzenia zawiera konkretne wymogi stawiane aplikacjom powstałym w celu wypełniania ewidencji akcyzowych (wymienione we wcześniejszych akapitach). Co więcej, prowadzenie samej ewidencji akcyzowej nie musi być ograniczone do wykorzystania wyłącznie jednego programu. Na tym polu ustawodawca pozostawił przedsiębiorcom pełną dowolność; zarówno w wyborze danego programu, jak i w ilości użytkowanych do tego celu narzędzi. Ważne jest zatem wyłącznie to, że każdy z wykorzystywanych programów musi spełniać kryteria nowego Rozporządzenia.
Ewidencje akcyzowe – zmiany w zakresie raportowanych danych
Wymienione w nowym Rozporządzeniu zmiany w zakresie raportowanych informacji dotyczą:
- Ewidencji podatkowych znaków akcyzy;
- Dokumentacji kontroli nad produkcją, obrotem i zużyciem alkoholu etylowego;
- Dokumentacji czynności przy produkcji piwa, wina, napojów fermentowanych lub wyrobów pośrednich;
- Dokumentacji wybicia brzeczki;
- Dokumentacji kontroli nad produkcją, obrotem i zużyciem alkoholu etylowego;
- Dokumentacji wyrobów winiarskich;
- Protokołu w sprawie utraty, zniszczenia, uszkodzenia, zdjęcia, zniszczenia uszkodzonych banderol podatkowych;
- Protokołu ustalenia ilości alkoholu etylowego podczas jego wydania z gorzelni.
Sankcje
Sankcje w postaci kar finansowych nie ulegną zmianie. W praktyce zatem – podobnie jak dotychczas – treść nowych przepisów przewidywać będzie nałożenie sankcji m.in. za nierzetelne prowadzenie ewidencji.