Już od 1 stycznia 2022 r. zaczną obowiązywać przepisy ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Nowelizacja została podpisana przez Prezydenta i obecnie oczekuje na publikację w Dzienniku Ustaw. Początkowo korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie dobrowolne. Taki stan rzeczy ma jednak zmienić się wraz z nadejściem roku 2023, gdyż to właśnie wtedy planowana jest zmiana charakteru platformy KSeF z fakultatywnego na obligatoryjny.
KSeF i e-faktury – co to takiego?
KSeF
Platforma KSeF MF to system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów stworzony w celu odbierania faktur wystawianych przez FIRMY (wysyłka w formacie XML). Sam proces pobierania dokumentu będzie odbywał się przy wykorzystaniu bramki/API.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) został stworzony z myślą o:
- nadawaniu, weryfikowaniu oraz powiadamianiu o uprawnieniach do korzystania z KSeF,
- wystawianiu, odbieraniu i przechowywaniu (przez okres 10 lat) dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
- nadawaniu fakturom ustrukturyzowanym numeru identyfikującego takowe w KSeF,
- możliwości kontroli zgodności danych z faktur ustrukturyzowanych,
- powiadamianiu o wystawieniu faktury strukturyzowanej, odrzuceniu faktury lub braku możliwości jej wystawienia z powodu niedostępności KSeF,
- sprawniejszej i efektywniejszej kontroli faktur przez organy skarbowe,
- zwalczaniu oszustw podatkowych,
E-faktury
Faktura elektroniczna (czyli e-faktura) to faktura ustrukturyzowana, do wystawienia której użyto Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym tej fakturze numerem identyfikującym w KSeF. Ten rodzaj faktury elektronicznej zostanie oddany do powszechnego użycia już w styczniu 2022 r.
Zasada działania
Po wpisaniu do systemu KSeF danych faktury, platforma przydzieli jej unikalny numer identyfikujący. Poza tym system sprawdzi zgodność danych zawartych we wspomnianym dokumencie, porównując je ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. W założeniu faktura będzie uznana za wystawioną i doręczoną w dniu przydzielenia przez KSeF numeru identyfikacyjnego.
Należy dodać, iż czynności takie jak anulowanie, wystawienie duplikatu, odesłanie faktury, wystawienie faktury pro forma lub FV RR nie będą możliwe. Noty korygujące mają zastosowanie na zasadach ogólnych, nie są jednak dostępne w KSeF.
Stosowanie e-faktury
Korzystanie z e-faktury będzie wymagało spełnienia wyznaczonych przez ustawodawcę warunków. Wśród takowych wymienić należy:
- Uzyskanie akceptacji odbiorcy na otrzymywanie faktury ustrukturyzowanej przez KSeF – poza akceptacją, podatnik winien jest uzyskać oddzielną zgodę dla samej faktury ustrukturyzowanej. Brak uzyskania akceptacji oznaczać będzie wysyłkę faktury bezpośrednio przez sprzedającego (nie zaś system KSeF).
- Uzyskane uprawnień do korzystania z KSeF (podatnik, biuro rachunkowe, pełnomocnik) – zasady uzyskiwania, weryfikowania uprawnień, jak i uwierzytelniania dostępu do KSeF zostaną określone przez ustawodawcę w rozporządzeniu.
Zalety korzystania z e-faktury
Korzystanie z e-Faktur ma z założenia wiązać się ze sporą liczbą korzyści. Podatnicy, którzy zdecydują się na używanie opisywanego rodzaju dokumentu elektronicznego zostaną automatycznie zwolnieni z obowiązku przechowywania papierowej wersji faktury. Wynika to z faktu, iż e-faktury trafią na serwer KSeF, gdzie będą znajdować się przez okres 10 lat. Z tego też względu zniknie konieczność wystawiania duplikatów. Z punktu widzenia podatnika, jedną z najistotniejszych zalet korzystania z e-faktury będzie możliwość uzyskania szybszego zwrotu podatku VAT (w ciągu 40 dni). Aby otrzymać zwrot VAT w podanym czasie, podatnik musi jednak spełnić pewne warunki. Do takowych zalicza się m.in.:
- Konieczność wystawiania jedynie faktur ustrukturyzowanych w okresie rozliczeniowym, w odniesieniu do którego podatnik ubiega się zwrot VAT (sprzedaż krajowa, WDT, zaliczki). Nie jest przy tym istotny fakt, iż podatnik wystawia także inne faktury – o ile nie jest możliwe dla nich skorzystanie ze wzoru faktury strukturyzowanej
- Przez rok bezpośrednio poprzedzający okres, za który podatnik ubiega się o zwrotu, był on zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, składał deklaracje za każdy okres rozliczeniowy i miał rachunek na białej liście podatników.
- Kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w analizowanym okresie jest nie wyższa, niż 3000 zł.
Zarządzanie wysyłką i odbiorem faktur z/do KSeF MF może być bardzo proste. Wystarczy wyposażyć się w odpowiednie narzędzie umożliwiające integrację dowolnego systemu ERP z krajowym systemem e-Faktur. Programem tego typu jest narzędzie naszej firmy eFaktury do KSeF.
Program pozwala m.in. na:
- Pobieranie i przetwarzanie danych z dowolnych źródeł,
- Przetwarzanie, pełną kontrolę i weryfikację poprawności kolejnych kroków,
- Podgląd danych,
- Export do Ms Excel,
- Ostateczne generowanie w oczekiwanym formacie XML,
- Wysyłkę na wskazany portal z pobraniem statusu wysyłki i UPO.