Ustawa o podatku akcyzowym nakłada na wybrane grupy przedsiębiorców obowiązek prowadzenia odpowiedniej dokumentacji. Mowa oczywiście o ewidencji akcyzowej. Nadmieniona powinność spoczywa między innymi na pośredniczących podmiotach węglowych. W jaki sposób wspomniana grupa podatników powinna wywiązywać się z obowiązku prowadzenia ewidencji? Czy dokumentacja ta może być tworzona przy użyciu Excel’a? Poznaj odpowiedzi na te, a także wiele innych pytań dotyczących ewidencji wyrobów węglowych.
Kto jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji wyrobów węglowych?
Zgodnie z treścią Ustawy o podatku akcyzowym, art. 138i Ewidencja wyrobów węglowych, do prowadzenia opisywanej dokumentacji zobowiązany jest:
1) pośredniczący podmiot węglowy dokonujący sprzedaży wyrobów węglowych na terytorium kraju finalnemu nabywcy węglowemu;
2) pośredniczący podmiot węglowy używający wyrobów węglowych.
Ewidencja prowadzona przez pośredniczący podmiot węglowy dokonujący sprzedaży wyrobów węglowych na terytorium kraju finalnemu nabywcy węglowemu, powinna zawierać następujące dane:
1) ilość każdorazowo sprzedanych na terytorium kraju finalnemu nabywcy węglowemu wyrobów węglowych, w kilogramach, według nazwy oraz pozycji CN;
2) datę sprzedaży wyrobów węglowych i datę ich wydania finalnemu nabywcy węglowemu;
3) imię i nazwisko lub nazwę oraz adres zamieszkania lub siedziby finalnego nabywcy węglowego;
4) datę wystawienia i numer faktury, z której wynika zapłata należności za wyroby węglowe przeznaczone do celów opałowych, o których mowa w art. 31a zwolnienia od akcyzy ust. 1, sprzedane przez pośredniczący podmiot węglowy, na podstawie której wyroby te zostały sprzedane na terytorium kraju finalnemu nabywcy węglowemu.
Z kolei ewidencja prowadzona przez pośredniczący podmiot węglowy używający wyrobów węglowych, powinna zawierać dane dotyczące wyrobów węglowych:
1) użytych w ramach zwolnień, o których mowa w art. 31a zwolnienia od akcyzy ust. 1, lub
2) użytych do celów nieobjętych zwolnieniem
– w podziale na miesiące, w kilogramach, według nazwy oraz pozycji CN.
W jaki sposób prowadzić ewidencję wyrobów węglowych?
Jak widać na powyższym przykładzie, dokumentacja dotycząca wyrobów węglowych powinna zawierać szczegółowe dane odnoszące się do zawieranych transakcji. Choć aktualnie prowadzenie ewidencji akcyzowej możliwe jest w jednej z dwóch postaci (papierowej lub elektronicznej), to już wkrótce jedyną, dopuszczalną formą tej dokumentacji będzie postać elektroniczna czyli tzw. e-ewidencja. Czy można prowadzić ją w popularnym Excel’u? Zgodnie z treścią § 8 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2023 r. w sprawie ewidencji, dokumentacji i protokołów dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy, Prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej, dokumentacja w postaci elektronicznej powinna być prowadzona w taki sposób, aby:
1) umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniała ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;
2) umożliwiała dokonywanie zmian lub poprawek, identyfikację osoby dokonującej zmiany lub poprawki oraz daty jej dokonania;
3) umożliwiała wygenerowanie i wydruk w porządku chronologicznym:
a) wpisów do dokumentacji,
b) zestawień danych określonych w § 10-22, § 24-27, § 29-35, § 38, § 41 i § 42 oraz podsumowanie ilości odpowiednio wyrobów akcyzowych, w tym suszu tytoniowego, oraz banderol podatkowych,
c) raportów, o których mowa w § 9;
4) uniemożliwiała usuwanie wpisów.
W związku z powyższym prowadzenia ewidencji wyrobów węglowych w Excel’u nie jest możliwe, gdyż dokument ten nie spełnia wymogów ustawowych. Jaki zatem program wybrać?
Jaki wybrać program do prowadzenia e-ewidencji wyrobów węglowych?
Wybierając program do e-ewidencji wyrobów węglowych zwracajmy uwagę na to, aby był on zgodny z obowiązującymi przepisami prawa i regularnie aktualizowany, aby uwzględniać wszelkie zmiany legislacyjne. Ważne jest również, aby oferował intuicyjny interfejs użytkownika, który pozwala na łatwe wprowadzanie i przetwarzanie danych.
Kolejnym istotnym elementem jest możliwość integracji z innymi systemami używanymi w firmie, takimi jak systemy ERP czy księgowe. Dzięki temu można uniknąć ręcznego wprowadzania danych i zminimalizować ryzyko błędów.
Warto również zwrócić uwagę na wsparcie techniczne oferowane przez dostawcę oprogramowania. Szybka i profesjonalna pomoc w przypadku problemów technicznych może zaoszczędzić wiele czasu i nerwów. Wybór takiego narzędzia odczuwalnie usprawnia procesy związane z ewidencją akcyzową, zapewniając zarazem zgodność z przepisami.
Więcej informacji na temat ewidencji akcyzowych znajdziesz pod adresem https://edeklaracja.com/e-ewidencja-akcyzowa/.