Zgodnie z treścią Ustawy o podatku akcyzowym, jedną z grup zobowiązanych do prowadzenia ewidencji akcyzowej są przedsiębiorcy prowadzący księgi kontroli nad produkcją alkoholu etylowego, obrotem nimi i jego zużyciem. W jaki zatem sposób powinni oni prowadzić wspomnianą ewidencję?
Ewidencja alkoholu etylowego – kogo dotyczy?
W myśl art. 138d. Ustawy o podatku akcyzowym, Księgi kontroli nad produkcją, obrotem i zużyciem alkoholu etylowego, do prowadzenia dokumentacji kontroli nad produkcją alkoholu etylowego, obrotem nim i jego zużyciem obowiązani są:
1) podmiot prowadzący skład podatkowy;
2) podmiot produkujący alkohol etylowy poza składem podatkowym na podstawie art. 47 produkcja wyrobów akcyzowych w składzie podatkowym, magazynowanie wyrobów w procedurze zawieszenia poboru akcyzy ust. 1 pkt 1 oraz pkt 4–5;
3) podmiot zużywający.
Z kolei dokumentacja kontroli, wspomniana w ustępie 1 w/w przepisu, powinna umożliwiać w szczególności:
1) ustalenie ilości alkoholu etylowego wytworzonego, przetworzonego, przerobionego na ocet, znajdującego się w magazynie, oczyszczonego, skażonego, rektyfikowanego, odwodnionego, rozlanego w opakowania jednostkowe oraz zniszczonego;
2) określenie kwot akcyzy;
3) ustalenie miejsca i daty wytworzenia alkoholu etylowego, jego przetworzenia, przerobienia na ocet, dokonania obrotu nim w magazynie, jego oczyszczenia, skażenia, rektyfikacji, odwodnienia, rozlania go w opakowania jednostkowe oraz zniszczenia.
Program do prowadzenia ewidencji alkoholu etylowego – czy jest konieczny?
Zgodnie z treścią przytoczonego powyżej przepisu, już wkrótce prowadzenie e-ewidencji alkoholu etylowego wymagać będzie użycia odpowiedniego programu. Warto zaznaczyć, że aktualnie spora część przedsiębiorców wykorzystuje do tego celu arkusz kalkulacyjny MS Excel, niemniej wspomniany dokument nie spełnia wymogów ustawowych, toteż nie będzie on nadawał się do prowadzenia nowego rodzaju ewidencji. Z tego względu podmioty zobowiązane do prowadzenia dokumentacji kontroli nad produkcją alkoholu etylowego, obrotem nim i jego zużyciem powinny wyposażyć się w aplikację stworzoną z myślą o prowadzeniu tej e-ewidencji.
Jak wybrać program do e-ewidencji akcyzowej?
Wybór odpowiedniego programu do e-ewidencji akcyzowej jest kluczowy dla każdej firmy, która musi prowadzić opisywaną dokumentację. Czym zatem kierować się podczas wyboru aplikacji do prowadzenia e-ewidencji alkoholu etylowego?
Aktualne wymogi prawne
Przede wszystkim, upewnij się, że program spełnia wszystkie wymogi prawne dotyczące e-ewidencji akcyzowej w Polsce. Program powinien być zgodny z przepisami Ministerstwa Finansów oraz umożliwiać generowanie raportów wymaganych przez organy podatkowe.
Funkcjonalność
Sprawdź, jakie funkcje oferuje program. Ważne jest, aby program umożliwiał:
– Automatyczne generowanie dokumentów akcyzowych
– Integrację z systemami ERP i księgowymi
– Śledzenie i raportowanie stanów magazynowych
– Obsługę różnych rodzajów wyrobów akcyzowych
Łatwość obsługi
Program powinien być intuicyjny i łatwy w obsłudze. Upewnij się, że interfejs użytkownika jest przejrzysty, a procesy są zautomatyzowane na tyle, aby minimalizować ryzyko błędów.
Wsparcie techniczne
Wybierz program, który oferuje solidne wsparcie techniczne. W razie problemów, ważne jest, aby móc szybko uzyskać pomoc. Sprawdź, czy dostawca oferuje szkolenia, dokumentację oraz pomoc techniczną.
Aktualizacje i rozwój
Wybierz program, który jest regularnie aktualizowany i rozwijany. Przepisy dotyczące akcyzy mogą się zmieniać, dlatego ważne jest, aby program był na bieżąco z najnowszymi wymaganiami prawnymi. Upewnij się, że dostawca programu oferuje regularne aktualizacje oraz pracuje nad wprowadzaniem nowych funkcji, gdyż te mogą znacząco ułatwić prowadzenie ewidencji.
Bezpieczeństwo danych
Bezpieczeństwo danych jest kluczowe, zwłaszcza w przypadku ewidencji wyrobów akcyzowych. Upewnij się, że program oferuje odpowiednie zabezpieczenia, takie jak szyfrowanie danych, kopie zapasowe oraz ochrona przed nieautoryzowanym dostępem. Sprawdź, czy dostawca programu przestrzega standardów bezpieczeństwa i posiada certyfikaty potwierdzające zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych.
Możliwość przetestowania
Jeśli to możliwe, przetestuj program przed zakupem. Wiele firm oferuje wersje demo lub okresy próbne, które pozwalają na sprawdzenie, czy program spełnia Twoje oczekiwania.
Wybór odpowiedniego programu do e-ewidencji akcyzowej może znacząco ułatwić prowadzenie ewidencji alkoholu etylowego. Pamiętaj, aby dokładnie przeanalizować swoje potrzeby i porównać dostępne opcje, zanim podejmiesz decyzję.