Aplikacja dla sygnalistów

Sygnaliści to osoby, które zgłaszają nieprawidłowości, naruszenia prawa lub inne działania niezgodne z przepisami, które zauważyły w miejscu pracy lub w organizacji, z którą są związane. Ich działania mają na celu ujawnienie i zapobieganie nielegalnym lub nieetycznym praktykom, które mogą szkodzić interesom publicznym, pracownikom lub samej organizacji. Na mocy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, począwszy od 25 września 2024 r. przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 50 pracowników (według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku) zobligowane są do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Warunek zatrudniania co najmniej 50 pracowników nie nie obejmuje swoim zakresem podmiotów prawnych wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937. Nadmienione podmioty zobligowane są do wdrożenia był procedury zgłoszeń wewnętrznych bez względu na liczbę osób wykonujących pracę zarobkową na ich rzecz. Warto dodać, że ustawę stosuje się także w stosunku do osoby fizycznej, w wypadku zgłoszenia bądź ujawnienia publicznego informacji o naruszaniu prawa, uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, bądź wykonywania funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu bądź pełnienia służby w podmiocie prawnym lub gdy taki stosunek już ustał. Co to oznacza w praktyce i jak przygotować się do spełnienia opisanego powyżej obowiązku?

Kim jest sygnalista?

Sygnalista to osoba, która zgłasza lub publicznie ujawnia informacje o naruszeniu prawa, które uzyskała w związku z wykonywaniem pracy. Sygnaliści mogą działać w różnych sektorach, w tym w administracji publicznej, sektorze prywatnym, organizacjach non-profit i innych instytucjach. Ich działania są często motywowane chęcią poprawy funkcjonowania organizacji oraz ochrony interesu publicznego.

Kto może zostać sygnalistą?

Sygnalistą może być każda osoba, która zauważyła naruszenie prawa w organizacji, dla której świadczy pracę. Oto kilka przykładów osób, które mogą pełnić rolę sygnalisty:

• Pracownicy: Osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę.
• Pracownicy tymczasowi: Osoby zatrudnione na czas określony.
• Osoby świadczące pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej: Na przykład zleceniobiorcy czy wykonawcy dzieła.
• Przedsiębiorcy: Osoby prowadzące własną działalność gospodarczą.
• Prokurenci, akcjonariusze, wspólnicy: Osoby mające udziały w firmie.
• Członkowie organów osoby prawnej: Na przykład członkowie zarządu.
• Osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy.
• Stażystów, wolontariuszy, praktykantów.
• Funkcjonariuszy i żołnierzy.

Jakie są obowiązki pracodawcy wobec sygnalistów?

Pracodawcy mają obowiązek wdrożenia procedur zgłaszania nieprawidłowości oraz zapewnienia ochrony sygnalistom przed działaniami odwetowymi. Procedury te powinny być jasne, dostępne i zrozumiałe dla wszystkich pracowników. Pracodawcy muszą również zapewnić, że zgłoszenia będą traktowane poufnie i że sygnaliści nie będą narażeni na negatywne konsekwencje z powodu dokonania zgłoszenia.

Jakie naruszenia mogą zgłaszać sygnaliści?

Sygnaliści mogą zgłaszać różnorodne naruszenia prawa, w tym:

• Korupcję: Praktyki korupcyjne, takie jak łapówkarstwo, nadużycia władzy czy nepotyzm.
• Naruszenia w zakresie zamówień publicznych: Nieprawidłowości w procesie przetargowym, faworyzowanie określonych wykonawców.
• Pranie pieniędzy i finansowanie terroryzmu: Działania mające na celu ukrycie nielegalnych źródeł dochodów lub finansowanie działalności terrorystycznej.
• Naruszenia bezpieczeństwa produktów i transportu: Wprowadzenie na rynek niebezpiecznych produktów, nieprzestrzeganie norm bezpieczeństwa w transporcie.
• Ochronę środowiska: Działania szkodzące środowisku naturalnemu, takie jak nielegalne składowanie odpadów, zanieczyszczanie wód czy powietrza.
• Ochronę danych osobowych: Naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, takie jak nieuprawnione udostępnianie danych czy brak odpowiednich zabezpieczeń.
• Naruszenia w zakresie zdrowia publicznego i bezpieczeństwa żywności: Wprowadzanie do obrotu produktów spożywczych niespełniających norm bezpieczeństwa, nieprzestrzeganie przepisów sanitarnych.

Dodatkowo podmiot prawny może w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.

Dlaczego ochrona sygnalistów jest ważna?

Zgodnie z treścią ustawy o ochronie sygnalistów, każdy sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pod warunkiem, że miał on uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Ochrona sygnalistów jest kluczowa, ponieważ umożliwia ujawnianie nieprawidłowości bez obawy o represje. Dzięki temu organizacje mogą szybciej reagować na naruszenia prawa, poprawiać swoje procedury i unikać poważnych konsekwencji prawnych oraz reputacyjnych. Sygnaliści odgrywają ważną rolę w budowaniu transparentności i odpowiedzialności w organizacjach, co przyczynia się do lepszego funkcjonowania całego systemu. Jak zostało to już wspomniane, sygnaliści chronieni są na mocy nadmienionej wyżej ustawy, niemniej w/w akt prawny zapewnia także ochronę:

• Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – czyli osobie fizycznej która pomaga zgłaszającemu w dokonaniu zgłoszenia bądź ujawnienia publicznego, w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona.
• Osobie powiązanej ze zgłaszającym – czyli osobie fizycznej, która może doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą ,w tym współpracownika lub członka rodziny zgłaszającego.
• Osobom prawnym lub innym jednostkom organizacyjnym pomagającym sygnaliście lub z nim powiązanymi, w szczególności stanowiącym własność sygnalisty lub go zatrudniającym.

Zakaz działań odwetowych

Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje zakaz działań odwetowych co w praktyce oznacza, iż wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

Zakaz działań odwetowych obejmuje swoim zakresem m.in.:

• Odmowę nawiązania stosunku pracy;
• Wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, niezawarcie umowy na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony w przypadku gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
• Obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
• Wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
• Pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;
• Przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy;
• Zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
• Przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracownika;
• Niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
• Negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy;
• Nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego w tym kary finansowej lub środka o podobnym charakterze;
• Przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
• Mobbing;
• Dyskryminację;
• Niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
• Wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
• Nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie;
• Działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
• Spowodowanie straty finansowej w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
• Wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia zgłaszającego.

Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania powyższych środków. Co istotne to fakt, iż to na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym.

W przypadku gdy praca lub usługa były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usługi lub pełnienia funkcji lub pełnienia służby, przepis dotyczący zakazu działań odwetowych stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej służby, pracy lub usługi lub pełnionej funkcji, nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.

Dlaczego warto inwestować w systemy zgłaszania naruszeń?

Inwestowanie w systemy zgłaszania naruszeń przynosi wiele korzyści, które mogą znacząco wpłynąć na funkcjonowanie i rozwój firmy. Oto kilka powodów, dla których warto to rozważyć:

1. Zapobieganie nadużyciom

Systemy zgłaszania naruszeń umożliwiają pracownikom anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości, co pomaga w szybkim wykrywaniu i eliminowaniu nadużyć. Dzięki temu firma może uniknąć poważnych strat finansowych i reputacyjnych, które mogą wynikać z nieuczciwych działań.

2. Zwiększenie zgodności z przepisami

Wdrożenie systemu zgłaszania naruszeń pomaga firmie spełniać wymogi prawne i regulacyjne, co minimalizuje ryzyko kar i sankcji. Przykładem może być zgodność z dyrektywą UE o ochronie sygnalistów, która wymaga od firm wdrożenia odpowiednich mechanizmów zgłaszania.

3. Poprawa kultury organizacyjnej

Promowanie transparentności i uczciwości w firmie buduje zaufanie wśród pracowników i partnerów biznesowych. Pracownicy, którzy widzą, że firma poważnie traktuje zgłoszenia naruszeń, są bardziej skłonni do współpracy i angażowania się w działania na rzecz firmy.

4. Ochrona przed ryzykiem utraty reputacji

Szybkie reagowanie na zgłoszenia naruszeń może zapobiec negatywnym skutkom dla wizerunku firmy. W erze mediów społecznościowych, gdzie informacje rozprzestrzeniają się błyskawicznie, ochrona reputacji jest kluczowa dla utrzymania pozytywnego wizerunku.

5. Wzrost zaangażowania pracowników

Pracownicy, którzy czują, że ich głos jest słyszany i że mogą bezpiecznie zgłaszać nieprawidłowości, są bardziej zaangażowani i lojalni wobec firmy. Taka atmosfera sprzyja lepszej współpracy i wyższemu morale w zespole.

6. Lepsze zarządzanie ryzykiem

Systemy zgłaszania naruszeń umożliwiają lepsze monitorowanie i zarządzanie ryzykiem. Dzięki regularnym raportom i analizom zgłoszeń, firma może identyfikować obszary wymagające poprawy i podejmować odpowiednie działania zapobiegawcze.

7. Przyciąganie inwestorów

Firmy, które dbają o etykę i transparentność, są bardziej atrakcyjne dla inwestorów. Inwestorzy szukają stabilnych i odpowiedzialnych partnerów biznesowych, a posiadanie systemu zgłaszania naruszeń jest dowodem na to, że firma poważnie traktuje kwestie zgodności i etyki.

8. Zwiększenie efektywności operacyjnej

Dzięki systemom zgłaszania naruszeń, firma może szybko identyfikować i rozwiązywać problemy operacyjne, co prowadzi do zwiększenia efektywności i optymalizacji procesów wewnętrznych.

9. Wsparcie dla zrównoważonego rozwoju

Systemy zgłaszania naruszeń mogą również wspierać działania na rzecz zrównoważonego rozwoju, pomagając w identyfikacji i eliminacji praktyk, które mogą być szkodliwe dla środowiska lub społeczności lokalnych.

Procedura wewnętrzna

Podmioty, na rzecz których pracę zarobkową wykonuje mniej niż 50 osób, a także gminy i powiaty poniżej 10 000 mieszkańców, mogą ustalić procedurę wewnętrzną. Podmiot ustala procedurę zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych po konsultacjach z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli u podmiotu prawnego działa więcej, niż jedna zakładowa organizacja związkowa albo przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego podmiotu prawnego, jeżeli w tym podmiocie prawnym nie działa zakładowa organizacja związkowa.

Konsultacje trwają nie krócej, niż 5 dni, nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych. Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę, w sposób przyjęty w danym podmiocie.

Procedura wewnętrzna – rekrutacja

Osobie ubiegającej się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji lub pełnienia służby, podmiot prawny przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Elementy procedury wewnętrznej

W ramach procedury wewnętrznej pracodawca musi wyznaczyć:

1. Wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń.
2. Sposoby przekazywania zgłoszeń przez sygnalistę wyraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanych dalej „adresem do kontaktu”.
3. Bezstronną, wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej; rolę tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w punkcie 1 jeżeli zapewniają bezstronność.
4. Pracodawca ma obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania chyba, że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
5. Pracodawca ma obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w punkcie 3.
6. Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w punkcie 4, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
7. Zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do RPO albo organów publicznych oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Sposoby przyjmowania zgłoszeń

Przedsiębiorca ma obowiązek umożliwienia dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie. Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej za zgodą zgłaszającego, jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy umożliwiającej jej wyszukanie lub kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy, przygotowanej przez jednostkę lub osobę lub podmiot upoważniony do przyjmowania zgłoszeń.

Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nie nagrywanej linii telefonicznej lub innego nie nagrywanego systemu komunikacji głosowej, jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy sporządzonego przez jednostkę lub osobę lub podmiot upoważniony do przyjmowania zgłoszeń, który odtwarza dokładny przebieg tej rozmowy. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.

Sankcje

Zgodnie z treścią ustawą o ochronie sygnalistów, kto chcąc aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia uniemożliwia jej to lub istotnie utrudnia, podlega grzywnie karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 1 roku. Jeżeli sprawca czynu stosuje wobec osoby przemoc bezprawną lub podstęp, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3. Kto podejmuje działania odwetowe wobec osoby, która dokonała zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej ze zgłaszającym, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Dodatkowo w przypadku, gdy sprawca czynu działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3. Kto wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość osoby, która dokonała zgłoszenia lub osoby powiązanej ze zgłaszającym, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 1 roku. Sankcje przewidziane są również dla osób, które dokonując zgłoszenia lub ujawnienia publicznego wiedziały, że nie doszło do naruszenia prawa. W takim przypadku ustawodawca przewidział możliwość nałożenia grzywny, kary ograniczenia wolności bądź kary pozbawienia wolności do lat 2.

Hogart – Aplikacja dla sygnalistów

Z myślą o przedsiębiorcach zobligowanych do wdrożenia procedury wewnętrznej dla sygnalistów powstał program Hogart Sygnaliści. Hogart Sygnaliści to system elektronicznej obsługi sygnalistów  działający za pośrednictwem globalnej sieci. Aplikacja umożliwia dokonanie zgłoszenia przez sygnalistę, na przykład za pośrednictwem w generowanego przez program kodu QR. Post przeczytaniu kodu program umożliwia dokonanie zgłoszenia na jeden z dwóch możliwych sposobów: anonimowo (naruszenie prawa) lub jako sygnalista. Dodatkowo aplikacje wyświetla może wyświetlać informacje dotyczące sposobu zgłaszania naruszeń, na przykład dane osoby przyjmującej zgłoszenia, telefon pod którym można dokonać zgłoszenia, adres e-mail etc. Po wybraniu jednej z dwóch wspomnianych opcji, program przeniesie nas do formularza umożliwiającego opisanie problemu, dołączenie zdjęć (opcjonalne), a następnie wysłanie zgłoszenia naruszenia. Po dokonaniu zgłoszenia, w panelu aplikacji pojawia się informacja o nadejściu takowego. Dodatkowo na podany adres e-mail osoby przyjmującej zgłoszenia, wysłana zostanie wiadomość, która również informuje o nowym zgłoszeniu. Osoba administrująca modułem może także odpowiedzieć na zgłoszenie (pod warunkiem, że zgłaszający podał dane kontaktowe), jak również dodać komentarz do danego zgłoszenia. Program rejestruje czas pracy poświęcony na przeprocesowanie danego zgłoszenia, co umożliwia lepszą kontrolę czasu pracy. Aplikacje umożliwia także określenie kolejnych kroków, przez jakie musi przejść dane zgłoszenie (np. Krok 1: Nowe zgłoszenie -> Krok 2: Przyjęto do analizy -> Krok 3: Zakończono wstępną analizę -> Krok 4: Nadano status sygnalisty -> Krok 5: Postępowanie zakończone). Dzięki temu cały proces przyjmowania oraz procesowania zgłoszenia zostaje krok po kroku udokumentowany, co jest niezbędne w przypadku np. audytowania. Wszystkie dokonane zgłoszenia są dodatkowo przydzielane do konkretnych kategorii (w zależności od stopnia procesowania) np. Nowe zgłoszenie, Przyjęto do analizy, Zakończono wstępną analizę, Nadano status sygnalisty, Działanie w złej wierze, Zakończone etc. Jak widać na powyższym przykładzie, aplikacja zapewnia wszystkie przewidziane przez ustawodawcę elementy, jakie powinien zawierać rejestr zgłoszeń tj. numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia, dane osoby zgłaszającego oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie; niezbędne do identyfikacji tych osób, adres do kontaktu zgłaszającego, datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego, informację o podjętych działaniach następczych, datę zakończenia sprawy.

Jak widać na powyższych przykładach, aplikacja Hogart Sygnaliści to niezwykle użyteczne narzędzie, które umożliwia proste i szybkie dostosowanie przedsiębiorstwa do aktualnych wymogów prawnych.